Sommerzeit – Urlaubszeit – aber nicht für alle.
Ich bin schon manchmal verärgert, wenn ich in dieser Zeit E-Mails verschicke. Oft genug kommt die Abwesenheitsnotiz mit dem Hinweis: Ich bin nicht erreichbar, in dringenden Fällen wenden Sie sich an…
Ok. Wenn ich als Kunde was schicke, dann ist es dringend, sonst würde ich doch nicht schreiben, oder? Also muss ich als Kunde die E-Mail nochmal an einen weiteren Empfänger losschicken. Ärgerlich. Ja, aber das ist die reine Kundensicht.
Nun zur Empfängersicht:
Hach, Urlaub vorbei, zurück am Arbeitsplatz – E-Mail – Account öffnen. Dann geht es schon los: Welche Mail kann ich jetzt löschen? Welche der eingegangenen Mails ist nochmals an meinen Kollegen/Kollegin geschickt worden? Was hat der Kollege/die Kollegin bereits übernommen?
Bei dieser Art der Vertretungsregelung bei E-Mails steht Stress wenn ich die Menge an E-Mails ansehe, dadurch entsteht eventuell Doppelarbeit. Und eben ein umfangreicher Abgleich der Aufgaben in diesen E-Mails mit meiner Vertretung.
Es geht auch anders, dazu die folgenden 4 Tipps:
Tipp 1
Richten Sie ein Abteilungspostfach ein und lassen alle Mails direkt dorthin weiterleiten. Ihr Vorteil: Nach ihrer Rückkehr können Sie alle Mails löschen und mit einem leeren Posteingang starten. Weitere Vorteile: Die Vertretung kann mit einem Abteilungspostfach auch auf mehrere Personen verteilt werden.
Tipp 2
Geben Sie Ihr Postfach frei und lassen eine Vorsortierung durch Ihre Vertretung übernehmen. Dazu legen Sie nur für diese Urlaubsvertretung zwei Unterordner an:
- Noch zu erledigen und
- Bearbeitet.
Tipp 3
Wenn Sie doch einen vollen Posteingang bearbeiten müssen, weil sie keine Vertretung haben, dann ist die große Frage: Wo anfangen?
Ganz unten – dann hat sich die E-Mail weiter oben vielleicht schon erledigt.
Oder ich fange von oben an, dann weiß ich oftmals nicht, wovon spricht er eigentlich? Bezieht er sich auf eine andere E-Mail dann geht die Sucherei los.
In diesem Fall sortieren Sie den Posteingang vorübergehend nach Absender also nach dem Feld „von„. Damit bekommen Sie einen schnellen Überblick nach Absender und können überflüssige Mails löschen.
Hier noch Tipp 4 für ganz pragmatische Menschen.
Schreiben Sie in ihrer Abwesenheitsnotiz: Ich bin im Urlaub – alle Mails werden gelöscht. Bitte melden Sie sich nach meinem Urlaub wieder.
Wenn sich das traut hat einen angenehmen Start ins Arbeitsleben.
Viel Erfolg bei der Umsetzung!