Impulse _ Organisation

So arbeitest du mit klaren Strukturen in deinem Büro – Ein Interview mit Claudia Heipertz

 

In diesem Interview wurde ich von Claudia Heipertz (https://claudiaheipertz.de/)  interviewt. Sie ist Expertin für achtsames Marketing und wir sind beide überzeugt, dass nur ein entspanntes Arbeitsumfeld zum Business-Erfolg führt.

Wir sprechen darüber,  wie entspannend das Arbeiten mit klaren Strukturen sein kann und wie das mit dem papierlosen Büro funktionieren kann. Außerdem erfahren Sie, welche häufigen Fehler Trainer, Berater oder Coaches bei Ihrer Organisation unbedingt vermeiden sollen.

Und wie eine flexible Ablagestruktur in OneNote aufgebaut werden kann.

Wenn Sie mehr über OneNote erfahren möchten, lade ich Sie gerne ein zum nächsten kostenfreien Webinar:

 

Endlich einfacher finden!
Eine logische und flexible Informationsstruktur mit dem Tool OneNote aufbauen

 

Hier finden Sie die nächsten Termine und können Sie sich dafür anmelden: https://www.o-i-b.de/webinar_endlich-einfacher-finden/

 

 

 

 

Prokrastination vermeiden und Ihre Arbeitsorganisation verbessern

Was ist ihr effektivster Arbeitstag im Jahr?

Ganz klar der Tag vor dem Urlaubsantritt. Stimmts? Warum ist das so? Und wie Sie diese Effektivität in ihren Arbeitsalltag übernehmen können, dazu gibt es heute drei Tipps.

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Warum Sie Ihre Mails nicht löschen sollen

Sommerzeit: Es ist endlich ruhiger am Arbeitsplatz, jetzt werde ich mein E-Mail Konto aufräumen und Mails löschen.

Und – wollten sie das nicht schon letztes Jahr machen? Oder haben Sie gemacht und scheuen jetzt diesen riesigen Aufwand? Mail auf – angucken – verschieben – nächste Mail auf – angucken – verschieben… Kann ich echt gut verstehen! Sollten Sie auch nicht tun.

Genau, sie haben richtig gelesen. Räumen Sie Ihr E-Mail Konto nicht auf.
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Urlaub ohne E-Mail-Ärger


Sommerzeit – Urlaubszeit – aber nicht für alle.

Ich bin schon manchmal verärgert, wenn ich in dieser Zeit E-Mails verschicke. Oft genug kommt die Abwesenheitsnotiz mit dem Hinweis: Ich bin nicht erreichbar, in dringenden Fällen wenden Sie sich an…

Ok. Wenn ich  als Kunde was schicke, dann ist es dringend, sonst würde ich doch nicht schreiben, oder? Also muss ich als Kunde die E-Mail nochmal an einen weiteren Empfänger losschicken. Ärgerlich. Ja, aber das ist die reine Kundensicht.

Nun zur Empfängersicht:

Hach, Urlaub vorbei, zurück am Arbeitsplatz – E-Mail – Account öffnen. Dann geht es schon los: Welche Mail kann ich jetzt löschen? Welche der eingegangenen Mails ist nochmals an meinen Kollegen/Kollegin geschickt worden? Was hat der Kollege/die Kollegin bereits übernommen?

Bei dieser Art der Vertretungsregelung bei E-Mails steht Stress wenn ich die Menge an E-Mails ansehe, dadurch entsteht eventuell Doppelarbeit. Und eben ein umfangreicher Abgleich der Aufgaben in diesen E-Mails mit meiner Vertretung.

Es geht auch anders, dazu die folgenden 4 Tipps:
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Unangenehme Aufgaben doch erledigen

Kennen Sie das?

Sie nehmen eine Klarsichthülle mit Unterlagen vom Aufgabenstapel, lesen kurz an und denken sich, nö, jetzt nicht und schwups, wieder zurück auf den Stapel.
Oder Sie lesen eine E-Mail, atmen tief durch und denken sich nö, dafür habe ich jetzt keine Zeit und – markieren diese wieder als ungelesen.
Oder Sie lesen sich die To-Do-Liste durch, bleiben bei einer Aufgabe kurz hängen und lesen dann einfach weiter, da haben Sie jetzt keine Lust und auch keine Zeit zu.

Wenn Ihnen das öfter passiert bleiben gewisse Aufgaben gerne liegen. Aber jedesmal, wenn sie diese zur Seite schieben, wird das schlechte Gewissen größer, man stellt sich dann freiwillig in die Ecke der Aufschieber.

Mein Tipp zur Erledigung dieser unangenehmen Aufgaben:

„Blicken Sie dem Feind in die Augen.“
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Stinkende Zettel beseitigen

Warum auch immer –  Zettel, ob klein oder groß, vermehren sich immer wieder auf mysteriöse Art und Weise und an den unmöglichsten Ecken! Man nennt sie auch stinkende Zettel, denn irgendwie will man da nicht so richtig dran gehen. Aber es dauert wirklich nicht lange, um diese Zettelwirtschaft in den Griff zu bekommen mit diesen vier Schritten gelingt Ihnen auch hier eine Übersicht.

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E-Mailflut nach dem Urlaub raubt Ihre Energie?

Dann überdenken Sie den Text Ihrer Abwesenheitsmail!

Schauen Sie genau, welche Auswirkungen die gewählte Formulierung hat:

  1. auf den Absender der Mail, der ein Anliegen an Sie hat
  2. auf den Zustand Ihres Postfaches, wenn Sie wieder am Arbeitsplatz sind

Viel Energie und Zeit wird damit verschwendet, nach der Rückkehr aus dem Urlaub die Mails zu sichten, sich bei der Vertretung zu erkundigen, was bereits erledigt wurde, oder es passiert Doppelarbeit. Meine Empfehlung ist, sich vorher klar zu werden, welche Auswirkung welcher Text hervorruft.

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