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Handwerk-Magazin Januar 2006 – Endlich aufgeräumt! Gewinn durch bessere Organisation

Gepostet von am 13. Mrz 2006 in Presse | Keine Kommentare

Handwerk-Magazin Januar 2006 – Endlich aufgeräumt! Gewinn durch bessere Organisation

von Silke Becker Bei Christof Bockers sah die Sache ein wenig anders aus und lässt sich wohl so am besten zusammenfassen: in der Werkstatt hui, auf dem Schreibtisch pfui. Denn dort türmten sich Briefe, Prospekte und Preislisten. Auch er holte sich Hilfe von außen. Profi-Aufräumerin Christa Beckers brachte System in die Ablage & Co. Jetzt herrscht endlich rund um den Schreibtisch des Werkzeugbauers – meistens jedenfalls. “Von Haus aus bin ich ein Chaot”, gibt Christof Brockers, Inhaber des Werkzeugbauers QsQ in Erkelenz bei Köln, unverhohlen zu. Und dementsprechend sah mein Schreibtisch aus.” Früher hatte der Geschäftspartner von Christof Brockers den kaufmännischen Part übernommen. Nach dessen Ausstieg war der 36-jährige Werkzeugmachermeister plötzlich alleine für das Büro verantwortlich. “Ich hatte vorher nie an einem Schreibtisch gesessen, sondern bin mit ganzem Herzen Handwerker.” Und er hatte schlicht keine Ahnung, wie man eine Ablage einrichtet und den Schreibtisch organisiert. Das Ergebnis: Ein paar Aktenordner, in denen mehr schlecht als recht die Ablage untergebracht war. Stapelweise Papiere auf dem Schreibtisch und in den Schränken. Wegwerfen wollte er auch nichts. “Ich dachte immer, dass ich die Unterlagen vielleicht noch brauche.” Allerdings nervte die tägliche Sucherei und kostete immer mehr Zeit. “Zudem macht ein unaufgeräumtes Büro bei den Kunden keinen guten Eindruck”, sagt der Unternehmer. “Und für die Mitarbeiter war es ein Widerspruch, denn in der Werkstatt habe ich immer Top-Ordnung verlangt.” Irgendwann reichte es dem Unternehmer, und er bat Christa Beckers um Hilfe. “Ich habe ungefähr ein halbes Jahr gebraucht, bis ich endlich dort angerufen habe”, so Brockers. “Man schiebt das von einem Tag auf den anderen, weil immer so viel zu tun ist.” Die Ordnungsfachfrau verschaffte sich einen Überblick über die anstehenden Arbeiten und erstellte ein Angebot. Dann ging es ans Aufräumen. Zusammen mit dem Unternehmer, denn entscheiden musste der Werkzeugmachermeister selbst. “Wir haben zwei halbe Tage lang nur weggeworfen”, wundert er sich heute noch. “So voll sah das Büro gar nicht aus.” Danach entwickelte Beraterin Beckers zusammen mit dem Firmenchef ein neues Ordnungssystem. Insgesamt fünf Termine im Büro der QsQ waren für die Neuorganisation notwendig. Durch die enge Zusammenarbeit kam Bockers mit seiner neuen Struktur von Anfang an problemlos klar. “Es ist aber zuerst schwierig, die Ordnung auch zu halten”, so der Chef von acht Mitarbeitern. Doch inzwischen sind dem Unternehmer die neuen Abläufe in Fleisch und Blut übergegangen. “Ich räume jetzt jeden Abend meinen Schreibtisch auf”, sagt er. “So schließt man den Tag richtig ab und weiß genau, was am nächsten Morgen ansteht.” Dank der neuen Ablage hat er jetzt bei Telefonaten alle Unterlagen sofort zu Hand und muss nicht mehr lange suchen. Hat Brockers nun das perfekte Bür0? “So ganz kann ich dann doch nicht aus meiner Haut”, sagt er mit einem Augenzwinkern. “Manchmal lasse ich es auch ein bisschen laufen. Doch spätestens nach ein paar Tagen räume ich auf.” Die Investition der rund 1500 Euro habe sich auf jeden Fall...

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SWR1 Rheinland-Pfalz – Radiobeitrag 7. März 2005 Der Vormittag

Gepostet von am 14. Mrz 2005 in Presse | Keine Kommentare

Montagmorgen – und schon wieder ein Berg von unerledigten Aufgaben auf dem Schreibtisch. Das muss ich alles noch erledigen!Es ist zum Davonlaufen… Nein! Nicht verzweifeln! Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie sich besser organisieren können und ganz locker in die Woche starten. Nach dieser Ankündigung gab es in einem Telefoninterview mit Christa Beckers Tipps zum Thema: Blickwinkel ändern – Mehr Gelassenheit im Arbeitsalltag. Hier können Sie das Interview hören...

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MittelstandsMagazin MIT 10/2003 – Die Frau des Chefs managt sein Büro

Gepostet von am 12. Okt 2003 in Presse | Keine Kommentare

MittelstandsMagazin MIT 10/2003 – Die Frau des Chefs managt sein Büro

von kap Was viele mittelständische Unternehmer ohnehin zu schätzen wissen, wird nun von einer Studie des Rheinisch-Westfälischen Instituts für Wirtschaftsforschung (RWI) bestätigt: In Deutschland arbeiten rund 500.000 Frauen in den Betrieben ihrer Ehemänner. In aller Regel sind es die “typisch weiblichen” Tätigkeiten, für die sie zuständig sind: Sekretariat, Buchhaltung, Rechnungswesen, Kundenbearbeitung. Mit der Vielfalt dieser Aufgaben wachse der Arbeitsstress, erklärt Christa Beckers, Expertin für Büroorganisation aus Mönchengladbach.“Zwischen Büro, Haushalt und Mutterpflichten dreigeteilt”“Schließlich muss die mithelfende Partnerin oft genug neben den Büroarbeiten auch ihre Aufgabe als Hausfrau und Mutter erledigen. Diese Dreiteilung ist eine besondere Herausforderung.” Und: “Je besser die Organisation im Betrieb funktioniert, um so erfolgreicher kann das Unternehmen sein.“Wer seine Ehefrau nicht mit der Leitung der Verwaltung betraut, verschenkt wichtiges Potential” aus einer Studie des RWIDiese Erkenntnis wird von der RWI-Untersuchung gestützt: “Unternehmer, die ihre Ehefrau nicht als verantwortliche Leiterin der Verwaltung einsetzen, sondern nur als kostengünstige Arbeitskraft begreifen, verschenken ein wichtiges Potenzial.” Beckers hat sogar konkrete Zahlen: “Eine qualifizierte Büroleiterin mit einer effizienten Organisation macht 40 Prozent des Umsatzes aus.”Leistungsfähige Büroprozesse sind deshalb eine zentrale Voraussetzung für den Unternehmenserfolg, denn sie sparen Arbeitszeit. Allein jede unnötige Suchaktion nach einem verloren gegangenen Schriftstück ist mit durchschnittlich drei Minuten anzusetzen. “Pro Jahr kommen so 168 verlorene Arbeitsstunden zusammen”, weiß die Unternehmensberaterin vom Niederrhein. Für ebenso wichtig hält sie die effiziente Gestaltung von betrieblichen Abläufen: “Die mitarbeitende Partnerin kann so die gewonnene Zeit für Aufgaben nutzen, die sich direkt auf Umsatzsteigerungen auswirken. Zum Beispiel neue Kunden akquirieren oder bestehende Beziehungen intensivieren.” Wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Tätigkeit sind fachliche Kenntnisse. Nicht jede Ehefrau hat Betriebswirtschaft studiert oder eine kaufmännische Lehre absolviert. Handels- und Handwerkskammern, Innungen und Fachverbände bieten jedoch Hilfestellung. “Die Kammern helfen bei der Weiterbildung” So hat die Handwerkskammer Trier einen Kursus für Meisterfrauen im Programm speziell zur “effizienten Büroorganisation”. In 24 Unterrichtsstunden werden Kenntnisse vermittelt in: – Schreiborganisation – Terminüberwachung und Archivierung – Korrespondenz – Telefongespräche und Besprechungen. Weitere Beispiele: Die Industrie- und Handelskammer Aachen bietet Kurse an für den besseren Umgang mit dem Computer. Die Volkshochschule Lingen offeriert speziell für die Partnerin des Chefs einen Lehrgang zum Aufbau eines betriebseigenen Rechnungswesen. Der Hamburger Verein “Frau und Arbeit” weiht Seminar-Teilnehmerinnen in die Geheimnisse der doppelten Buchführung und des Zeitmanagements ein.“Die Verwaltung nach den eigenen Vorstellungen auf- oder umbauen”Selbst wenn Ehefrau oder Partnerin schon über Erfahrungen als Büromanagerin verfügt, wird sie nur einen kleinen Teil davon in die betriebliche Praxis umsetzen können. Dazu sind die Voraussetzungen in großen und kleinen Unternehmen zu unterschiedlich, und kein System lässt sich eins zu eins übertragen. Besser: Die Verwaltung von Grund auf nach den eigenen Wünschen neu auf- oder umbauen und die betrieblichen Abläufe exakt auf die Anforderungen der Firma anpassen. Christa Beckers schlägt vor: – Alle Beteiligten der Firma zusammenführen, denn Ablauforganisationen müssen gemeinsam gestaltet werden, damit es an den Schnittstellen keine Probleme gibt. – Schwierigkeiten aus der Vergangenheit auflisten. – Die Ursachen analysieren. Dabei soll weniger danach geforscht werden, welcher Mitarbeiter welchen Fehler gemacht hat, sondern was dazu geführt hat, dass Fehler gemacht wurden. – Know-how sammeln und in vergleichbaren Unternehmen nachfragen, wie dort ähnliche Probleme gelöst wurden. – Bei der Neugestaltung der Büro-Organisation möglichst viel automatisieren und prüfen, ob einige Aufgaben nicht günstiger von außenstehenden Dienstleistern zu übernehmen sind. Typisches Beispiel:“Buchhaltung vom Steuerberater machen lassen”– Die erarbeitete Ablaufplanung dokumentieren und für alle...

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Radioreportage SWR 1 Juni 2003 – Hörer gewann Ordnung mit System

Gepostet von am 12. Jun 2003 in Presse | Keine Kommentare

Unordnung auf dem Schreibtisch, unübersichtliche Ablagesysteme und die ständige Sucherei nach verlegten Dokumenten: Diese leidigen Probleme scheinen in vielen Büros auf der Tagesordnung zu stehen. Grund genug für den Radiosender SWR1, dem Thema Büroorganisation eine eigene Reportage zu widmen. Im Mittelpunkt der Sendung: Die Leistungen von Christa Beckers und die Möglichkeiten und Vorteile effizienten Büromanagements. Ausführlich wurde innerhalb des Beitrags dabei auf die verschiedenen Aufgabengebiete einer Organisationsberaterin eingegangen –  vom kurzfristigen Ziel “Ordnung ins Chaos” zu bringen bis hin zur Einführung eines dauerhaften Ablage- und Ordnungssystems. Ein wichtiger Aspekt hierbei: Nicht nur mehr Übersicht schaffen, sondern zusätzlich auch wertvolle Zeit sparen. Denn: Reduziert man die Zeit, die täglich für die Suche nach Unterlagen aufgewendet wird von 2,6 auf 2 Minuten pro Stunde, so gewinnt man im Laufe der Woche eine ganze Stunde für andere wichtige Dinge. Zu den Kunden von Christa Beckers gehören Unternehmen aus den verschiedensten Branchen und Bereichen. Neben (u. a.) Handelsvertretern, Chefsekretärinnen und Ärzten finden sich aber auch viele Privatleute, die Ordnung in ihre Unterlagen bringen möchten. Die Vorgehensweise ist dabei – ob Firma oder Privatmann – meist gleich. Zunächst findet eine kostenlose Beratung statt. Hier wird in einem persönlichen Gespräch genauestens analysiert, wie dem Kunden in puncto Ordnung geholfen werden kann. Dazu gehört beispielsweise auch gemeinsam zu überlegen, was wirklich wichtig ist und was nicht. Anschließend geht es für Christa Beckers ans Ordnen und Sortieren. Und nach spätestens 14 Tagen erhält der Kunde ein speziell für ihn entwickeltes Ablagesystem. Damit ist dann auch später stets für beste Ordnung gesorgt. Deshalb fasste Christa Beckers das letztendliche Ziel ihrer Arbeit während des SWR1-Beitrags auch sehr anschaulich zusammen: “Ich rationalisiere mich immer selbst weg”. Grund zur Freude über die neu gewonnene Ordnung hatten aber nicht nur die im Beitrag vorgestellten Unternehmen. Als das “chaotischste Büro aus Rheinland Pfalz” konnten sich auch die SWR1-Hörer für die Leistungen Christa Beckers bewerben. Glücklicher Gewinner der Aktion war Michael Steinhauer aus Reitzenhain. Für den Erfinder von Spielgeräten und Veranstalter von Kindertheatern gab es professionelle Hilfestellung für die Organisation des eigenen Büros. Direkt vor Ort sorgte Christa Beckers für bessere Übersicht und ein effizienteres Ablagesystem. Dazu gehörte beispielsweise auch die Einführung eines “Farbleitsystems” mit verschiedenfarbigen Punkten für Projekte, Infos und Geschäftliches. Auf diese Weise hat man dort nun alle Unterlagen direkt im Blick und das richtige Dokument ohne langes Suchen sofort zur Hand. Und so konnte Steinhauer durch den Besuch von Christa Beckers eine Menge über sich und das Thema Büroorganisation erfahren. “Ich muss lernen, wegschmeißen zu können …” gestand er ein, und  ” … nicht streng, sondern verständnisvoll ordnen”. Dies hat er sich auch für die Zukunft...

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Mensch & Büro Ausgabe 5/2003

Gepostet von am 12. Mai 2003 in Presse | Keine Kommentare

Mensch & Büro  Ausgabe 5/2003

von Thomas Kalus Organisationsberaterin beseitigt Chaos im Büro Ordnungshüterin “Ja wo hab’ ich denn das Schreiben vom Finanzamt hingelegt? Ich hab’s doch gestern noch in der Schublade gesehen. Oder war’s auf dem Ablagestapel oder hat meine Sekretärin…” Ein Zettel hier, ein Papierblättchen da. Und am Computerbildschirm sammeln sich viele kleine gelbe Haftnotizen. kennen Sie alles aus eigener Erfahrung? Dann sollten Sie den folgenden Artikel genauer durchlesen, denn das alte Sprichwort “Wer Ordnung hält, ist zu faul zum Suchen” ist nur die halbe Wahrheit. Rainer Zellekens aus Meerbusch ist Unternehmensberater. Auf seinem Schreibtisch türmen sich Aktenberge, Zeitungen und Klarsichthüllen: “Manchmal musste ich wirklich überlegen, welche Farbe der Tisch eigentlich hat. Das konnte ich nämlich wegen des ganzen Schreibkrams, der darauf verstreut liegt, kaum erkennen”, erzählt der Franchise-Spezialist. Sämtliche Eigenversuche, das gepflegte Chaos zu bewältigen, schlugen fehl. Bis Rainer Zellekens vor zwei Jahren auf einem Treffen der IHK Mönchengladbach Christa Beckers kennen lernte. Die 39-jährige arbeitet als Organisationsberaterin. Ihre Mission: Sie schenkt ihren Kunden Zeit. Ihre einfache Rechnung lautet: “Angenommen, sie vertrödeln an einem Arbeitstag 2,6 Minuten pro Stund mit Suchen, sei es im Papierstapel oder im PC, und Sie schaffen es, diese 2,6 Minuten nur auf zwei Minuten zu reduzieren, dann haben Sie eine Menge Arbeitszeit in der Woche gespart.” Auf der Suche nach der verlorenen Zeit hilft Christa Beckers Chefsekretärinnen und Ärzten ebenso wie Handelsvertretern oder Professoren. Auch Privatleuten greift die Ordnungshüterin in Sachen Büroorganisation unter die Arme. In einem ersten Beratungsgespräch findet die gebürtige Österreicherin heraus, woran es auf und rund um den Schreibtisch hapert. Meist machen die zum Chaos neigenden Büromenschen einen Kardinalfehler: Sie können nichts wegwerfen, 70 Prozent von dem, was auf manchem Schreibtisch liegt, gehört eigentlich in den Müll: “Ein ganz wichtiger Aspekt. Wir müssen uns von alten Dingen trennen, um wieder Luft zu schaffen, für das, was wirklich wichtig ist”, fordert Beckers von ihren Kunden. Bei ganz hartnäckigen Zeitgenossen rät sie gar zur Radikalkur: “Einfach das untere Drittel des Papierstapels nehmen, wegschmeißen, Augen zu und durch.” Nach der Bestandsaufnahme und der theoretischen Einweisung nimmt die Profi-Sortiererin die gesammelten Werke des Kunden mit in ihr Büro: “Die Unterlagen können einfach ungeordnet in Kartons geworfen werden. Ich bringe die nötige Ordnung rein, hefte ab, beschrifte und bringe alles spätestens nach 14 Tagen fein säuberlich sortiert zurück.” Dann erklärt die den Kunden das neue, effektivere Ablagesystem. “Damit rationalisiere  ich mach zwar selbst weg, aber es ist mir wichtig, dass ich den Leuten auf Dauer helfe und sie selbst die Ablage weiterführen können”, sagt die Ordnungshüterin. Kostenpunkt für den Sortierservice: 28 Euro pro Stunde in Privathaushalten, 36 Euro bei Geschäftsleuten. Unternehmensberater Rainer Zellekens war es gewohnt, seine Schriftvorgänge in Ordnern abzuheften: “Frau Beckers hat mich dazu gebracht, Hängemappen samt Register einzuführen und den Mappenschrank direkt neben dem Schreibtisch zu platzieren. Dadurch bin ich viel flexibler geworden und die Zeiten der Suche sind stark eingeschränkt.” Welches System im Einzelfall am besten ist, kann nicht pauschal gesagt werden: “Es kommt auf das individuelle Arbeitsfeld eines jeden einzelnen an. Deshalb muss ich mir auch zunächst vor Ort ein Bild von den Gegebenheiten im Büro und am Arbeitsplatz machen, bevor ich Tipps und Ratschläge gebe”, sagt die Ordnungsexpertin. Rainer Zellekens haben Christa Beckers Ratschläge vor allem zweierlei gebracht: Mehr Zeit und weniger Gewissensbisse: “Wenn ich morgens ins Büro komme, ist genügend Platz...

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Aachener Nachrichten August 2002- In Schubladen nach verlorener Zeit suchen

Gepostet von am 12. Aug 2002 in Presse | Keine Kommentare

Aachener Nachrichten August 2002- In Schubladen nach verlorener Zeit suchen

Von Nachrichten-Redakteurin Andrea Zuleger Christa Beckers ist selbstständige Zeitmanagerin und dem Chaos gewachsen In Schubladen nach verlorener Zeit suchen Euregio. In Michael Endes Geschichte “Momo” sind es die grauen Herren, die den Menschen Zeit rauben. Wem sie Stundenblumen stehlen, der hetzt durchs Leben. Christa Beckers macht beruflich das Gegenteil. Als Zeitmanagerin will sie ihren Kunden Stunden zurückgeben. Die Suche nach der verlorenen Zeit ist einerseits hoch philosophisch, andererseits fängt sie ganz unten an. Im Büro ganz unten in der Schublade. Da befördert der Chaot die wunderlichsten Papiere, lange gesuchte Akten und inzwischen ungültige Telefonnummern zu Tage. DieSuche vor dem großen Reinemachen hat das ein oder andere Stündchen und ein paar Nerven gekostet. Schlimm wird es erst, wenn die Papiere über den Kopf wachsen oder ein Projekt scheitert, weil Wichtiges im Gewusel verloren gegangen ist. Dann kommt Christa Beckers in Spiel. Sie beginnt da, wo die Not am dringendsten ist: “Ich sortiere Stapel nach Stapel, danach trainiere ich mit den Kunden, wie sie Wesentliches von Unwesentlichem trennen und wie sie lernen, sich selbst zu organisieren”, erklärt die 39-Jährige. Beim Sortieren lernt sie ihre Kunden kennen, weiß, wo Schwachpunkte liegen, wo die Stundenräuber am Werk sind. Manchmal wird sie von einer Firma beauftragt, viele sind ebenfalls selbstständig wie sie. Im Gepäck hat Christa Beckers immer eine Rechnung, in der sie aufstellt, wie viel Zeit zur Verfügung steht. Einer 35-Jährigen zum Beispiel bleiben bei einer Lebenserwartung von 70 Jahren noch 200 000 Stunden. Das wirkt überschaubar. Und es verdeutlicht, dass jede Stunde des Wühlens in Papierbergen von der Lebenszeit abgeht. Vielleicht ein Vorbild. Außerdem raubt Ziellosigkeit Zeit. “Wenn jemand unzufrieden ist, dann muss er erst mal neue Ziele setzen”, weiß die gebürtige Österreicherin aus Mönchengladbach. Ein spezielles Problem haben Frauen: “Sie wollen oft Beruf und Familie und wissen nicht wie”, so Christa Beckers. Auch scheinbar widerstrebende Ziele ihrer Kunden zu verbinden, sieht sie als ihre Aufgabe. Als Mutter zweier Kinder und Selbstständige dient sie selbst als Beispiel und vielleicht auch Vorbild. Denn sie hat ihre Fähigkeiten analysiert, Ziele gesteckt, und dabei auch ihren Lebensweg einbezogen. Der ist gelinde gesagt bunt. Als 17-Jährige erfüllte sie sich den ersten Traum und ging als Eiskunstläuferin mit “Holiday on Ice” auf Tour, nahm danach eine Au-Pair-Stelle in Amerika an, pendelte auf Liebeswegen zwischen Österreich und Deutschland, arbeitetet als Kellnerin und an der Rezeption, als Chefsekretärin und bei einer Betriebsberatung. Negativ formuliert ist das ein verworrener Lebensweg, positiv ausgedrückt sucht Christa Beckers ständig nach neuer Herausforderung. Dabei hat sie ihre größte Stärke entwickelt: “Ich habe einen guten Blick fürs Ganze”, und fügt hinzu, “den brauche ich auch bei dem Chaos um mich...

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