Warum Napoleon verloren hat…

… oder: Multitasking ist keine Lösung.

 

* Der wohl berühmteste Multitasker der Weltgeschichte war Napoleon Bonaparte. Im Frühjahr 1813, während der Befreiungskriege in Deutschland, diktierte er einmal vier Sekretären gleichzeitig verschiedene Briefe. Den Krieg verlor er bekanntlich.

 

Hier meine Tipps, wie Sie den Anspruch an Ihre Multitaskingfähigkeit verringern.

Notizmanagement

Wie sehen Ihre Notizen aus? Kreuz und Quer? Lesbar? Oder doch gut strukturiert.

Um eine Antwort auf die Frage zu erhalten, welche Art von Notizen – getippt am Laptop oder handschriftlich – am effektivsten ist, haben die Wissenschaftler Pam Mueller (Princeton Universität) und Daniel Oppenheimer (UCLA) eine Reihe von Studien durchgeführt.
Die Ergebnisse zeigten keine Unterschiede beim Faktenwissen, jedoch schnitt die Handschrift-Gruppe in den Verständnis-Fragen signifikant besser ab.

Fazit: Der Notizblock hat nicht ausgedient. Hier ein paar Tipps dazu:

E-Mails aufräumen – ganz einfach

Der Ordner Posteingang im E-Mailaccount ist voll, die von Ihnen erstellte Ordnerstruktur zu unübersichtlich?

Und Sie haben sich bereits überlegt, die Ordnerstruktur zu vereinfachen. Jetzt warten Sie darauf, endlich mal Zeit zu haben, um die Mails zu sichten und zu sortieren?

Aber dieser Zeitpunkt kommt nicht und Ihr Posteingang wird immer voller.

Ich habe eine schlechte und eine gute Nachricht für Sie. Die schlechte Nachricht – dieser Zeitpunkt wird nie kommen….

E-Mailflut nach dem Urlaub überblicken

Noch heute Morgen habe ich den typischen Spruch gehört: „Nach einem Tag im Büro hatte ich schon das Gefühl, nicht weg gewesen zu sein.“

 

Schade, dass das Gefühl nicht länger präsent ist. Woran liegt das?

 

Es bleibt einiges liegen, dass aufgearbeitet werden muss und es sind bereits neue Dinge eingetroffen, die bearbeitet werden wollen. Und der tägliche Terminstress geht meist auch schon wieder los.

 

Daher bin ich der Meinung, dass ein wenig Pufferzeit zum Arbeitseinstieg gut tut:

Wie sieht Ihr produktivster Arbeitstag im Jahr aus?

Könnte es am Ende des Tages so aussehen:

Sie haben einen Überblick über die Aufgaben, die anstehen. Der Posteingang im E-Mailfach ist leer, alle Mails sind zugeordnet.

Es gibt keine Überraschungen, die in den Unterlagen am Schreibtisch lauern, weil Sie alles durchgesehen haben. Es gibt nichts mehr Überflüssiges, das ist bei dieser Aktion im Papierkorb gelandet.

Sie haben Aufgaben delegiert und stellen fest, dass auch andere etwas übernehmen können.

Die Kollegen sind informiert, für die Vertretung ist alles gut vorbereitet.

Nichts wichtiges ist liegengeblieben.

Sie wundern sich, warum es nicht immer so ist. …

Alles hat ein Ende…

Wissen Sie am Abend, was Sie heute alles geschafft haben? Konnten Sie diese Woche schon etwas zum Abschluss bringen?

Kennen Sie das Gefühl von Gelassenheit und Zufriedenheit wenn Sie sich selbst die Erfolge des Tages bewusst machen?

Fakt ist:

Jede Aufgabe besteht aus 3 Schritten:

– einen Anfang

– die Mitte (Durchführung)

– das Ende (Abschließen, Aufräumen, Abheften, Archivieren)

Aber oft wird der wichtige letzte Schritt vergessen oder man nimmt sich keine Zeit dafür. Dabei kehrt erst dann das Gefühl von Zufriedenheit ein, wenn ein Abschluss auch bewusst durchgeführt wird.

Was mir hilft, meine Ängste zu überwinden.

Pamplona, die erste Nacht in einer Herberge – im Bett Nr. 112, das letzte freie Bett, mehr hatten nicht Platz.

Es ist ungewohnt, umringt von Menschen zu sein, in einem großen Saal zu schlafen. Das Einschlafen fällt mir schwer, nachts wecken mich ungewohnte Geräusche und morgens ist es ab 4.30 Uhr unruhig, weil die ersten sich bereits anziehen und los möchten.

Ab 7.00 Uhr gibt es dann überhaupt keine Ruhe mehr in diesem riesigen, hohen Raum. Aber ich möchte nicht aufstehen. Wenn ich jetzt aufstehe, dann geht es tatsächlich los, dann bin ich auf dem Weg. Welchem Weg? Wohin er führt ist klar, aber was wird passieren, was erwartet mich. Die Vorfreude ist schlagartig weg und ein ungutes Gefühl macht sich in mir breit.

Was ist, wenn ich mir zu viel vorgenommen habe, wenn ich es nicht schaffe?

Kennen Sie dieses Gefühl? Man möchte und man möchte doch nicht? Man muss, will aber nicht so richtig loslegen? Ich kenne es nur zu gut. Im Berufsalltag geht es mir oft so. Immer wenn die Aufgabe so groß erscheint, so viel, so übermächtig, so schwer, so unüberwindbar.

Lehrer/innen-Schreibtisch: Ordnung herstellen und bewahren

Den Schreibtisch aufräumen, ordnen, strukturieren ist gerade für Lehrer/innen ein echtes Problem – Klassenarbeiten, Elternbriefe und Unterrichtsmaterialien rotieren in unglaublicher Geschwindigkeit. Ich wurde gefragt, wie Lehrer/innen Ordnung auf dem Schreibtisch herstellen können.

Und hier gibt es meine Antworten und Tipps: Blog Lehrerfreund

Kennen Sie die wichtigste Frage zum Thema Zeitmanagement?

Die Aufgabenliste ist voll, der Terminkalender ebenso. Neue Aufgaben stürmen auf Sie ein. Aber Sie wissen ja, Prioritäten setzen löst jedes Zeitproblem, oder?

In jedem Seminar, bei jeder Beratung ist der größte Wunsch meiner Kunden, endlich die richtigen Prioritäten zu setzen. Sich nicht immer wieder ablenken zu lassen, Arbeiten in Ruhe und zeitgerecht zum Abschluss zu bringen. Ich vertröste an der Stelle immer: Prioritäten setzen können Sie erst ganz am Schluss!

Warum das so ist? Sie brauchen meist mehr Informationen, um eine gute Priorisierung der Aufgaben vorzunehmen. Eine der wichtigsten Information, die für die Priorisierung notwendig ist: die Zeitangabe – die Deadline – der endgültige Abgabe- oder Liefertermin.