So arbeitest du mit klaren Strukturen in deinem Büro – Ein Interview mit Claudia Heipertz
In diesem Interview wurde ich von Claudia Heipertz (https://claudiaheipertz.de/) interviewt. Sie ist Expertin für achtsames Marketing und wir sind beide überzeugt, dass nur ein entspanntes Arbeitsumfeld zum Business-Erfolg führt.
Wir sprechen darüber, wie entspannend das Arbeiten mit klaren Strukturen sein kann und wie das mit dem papierlosen Büro funktionieren kann. Außerdem erfahren Sie, welche häufigen Fehler Trainer, Berater oder Coaches bei Ihrer Organisation unbedingt vermeiden sollen.
Und wie eine flexible Ablagestruktur in OneNote aufgebaut werden kann.
Wenn Sie mehr über OneNote erfahren möchten, lade ich Sie gerne ein zum nächsten kostenfreien Webinar:
Endlich einfacher finden!
Eine logische und flexible Informationsstruktur mit dem Tool OneNote aufbauen
Hier finden Sie die nächsten Termine und können Sie sich dafür anmelden: https://www.o-i-b.de/webinar_endlich-einfacher-finden/
Bessere Entscheidungen dank Powernapping
Sie können Ihre Entscheidungsfähigkeit um 50% steigern. Oder sogar das Risiko einen Herzinfarkt zu erleiden um 34% minimieren.
Das sind Ergebnisse aus Studien rund um das Thema postprandiale Somnolenz – Ja, ich kann das auch kaum aussprechen, bleiben wir bei den bekannten Begriffen dafür:
Mittagstief, Mittagsmüdigkeit, oder Suppenkoma. Die Lösung dafür ist auch bekannt, aber selten durchführbar.
Multitasking – Geistiges zappen macht müde
Mal eben… mal schnell …dabei immer lächeln, das können die anderen. Warum denn ich nicht?
Ja, bei manchen Menschen sieht tatsächlich es so aus, als ob das klappt. Es gibt Menschen, die sind einfach wahnsinnig schnell.
Aber was ist, wenn sie nicht dazu gehören? Wenn es Sie anstrengt, diese Geschwindigkeit den ganzen Tag aufrecht zu erhalten? Und Sie merken, daß immer wieder Fehler passieren? Und Fehler wieder gerade zu biegen kostet Zeit und Nerven.
Clean Desk? Oder eher Hochstapler und Ausbreiter?
Suchen Sie noch, oder arbeiten Sie schon?
Gehören Sie zu den Hochstaplern?
Landen bei Ihnen Unterlagen auf einem Stapel? Haben diese Stapel auch einen Namen?
Zum Beispiel: Dringend… diese Woche… muss ich noch lesen…. sollte ich mal durchsehen…
Oder zu den Ausbreitern?
Diese breiten alle Unterlagen am Schreibtisch aus, damit sie alles im Blick haben.
Letztendlich haben beide System so ihre Tücken:
Prokrastination vermeiden und Ihre Arbeitsorganisation verbessern
Was ist ihr effektivster Arbeitstag im Jahr?
Ganz klar der Tag vor dem Urlaubsantritt. Stimmts?
Warum ist das so? Und wie Sie diese Effektivität in ihren Arbeitsalltag übernehmen können, dazu gibt es heute drei Tipps.
Warum Sie Ihre Mails nicht löschen sollen
Sommerzeit: Es ist endlich ruhiger am Arbeitsplatz, jetzt werde ich mein E-Mail Konto aufräumen und Mails löschen.
Und – wollten sie das nicht schon letztes Jahr machen? Oder haben Sie gemacht und scheuen jetzt diesen riesigen Aufwand? Mail auf – angucken – verschieben – nächste Mail auf – angucken – verschieben… Kann ich echt gut verstehen! Sollten Sie auch nicht tun.
Genau, sie haben richtig gelesen. Räumen Sie Ihr E-Mail Konto nicht auf.
Urlaub ohne E-Mail-Ärger
Sommerzeit – Urlaubszeit – aber nicht für alle.
Ich bin schon manchmal verärgert, wenn ich in dieser Zeit E-Mails verschicke. Oft genug kommt die Abwesenheitsnotiz mit dem Hinweis: Ich bin nicht erreichbar, in dringenden Fällen wenden Sie sich an…
Ok. Wenn ich als Kunde was schicke, dann ist es dringend, sonst würde ich doch nicht schreiben, oder? Also muss ich als Kunde die E-Mail nochmal an einen weiteren Empfänger losschicken. Ärgerlich. Ja, aber das ist die reine Kundensicht.
Nun zur Empfängersicht:
Hach, Urlaub vorbei, zurück am Arbeitsplatz – E-Mail – Account öffnen. Dann geht es schon los: Welche Mail kann ich jetzt löschen? Welche der eingegangenen Mails ist nochmals an meinen Kollegen/Kollegin geschickt worden? Was hat der Kollege/die Kollegin bereits übernommen?
Bei dieser Art der Vertretungsregelung bei E-Mails steht Stress wenn ich die Menge an E-Mails ansehe, dadurch entsteht eventuell Doppelarbeit. Und eben ein umfangreicher Abgleich der Aufgaben in diesen E-Mails mit meiner Vertretung.
Es geht auch anders, dazu die folgenden 4 Tipps:
Unangenehme Aufgaben doch erledigen
Kennen Sie das?
Sie nehmen eine Klarsichthülle mit Unterlagen vom Aufgabenstapel, lesen kurz an und denken sich, nö, jetzt nicht und schwups, wieder zurück auf den Stapel.
Oder Sie lesen eine E-Mail, atmen tief durch und denken sich nö, dafür habe ich jetzt keine Zeit und – markieren diese wieder als ungelesen.
Oder Sie lesen sich die To-Do-Liste durch, bleiben bei einer Aufgabe kurz hängen und lesen dann einfach weiter, da haben Sie jetzt keine Lust und auch keine Zeit zu.
Wenn Ihnen das öfter passiert bleiben gewisse Aufgaben gerne liegen.
Aber jedesmal, wenn sie diese zur Seite schieben, wird das schlechte Gewissen größer, man stellt sich dann freiwillig in die Ecke der Aufschieber.
Mein Tipp zur Erledigung dieser unangenehmen Aufgaben:
“Blicken Sie dem Feind in die Augen.”
Stinkende Zettel beseitigen
Warum auch immer – Zettel, ob klein oder groß, vermehren sich immer wieder auf mysteriöse Art und Weise und an den unmöglichsten Ecken! Man nennt sie auch stinkende Zettel, denn irgendwie will man da nicht so richtig dran gehen. Aber es dauert wirklich nicht lange, um diese Zettelwirtschaft in den Griff zu bekommen mit diesen vier Schritten gelingt Ihnen auch hier eine Übersicht. (mehr …)
Suchzeiten sind verlorene Arbeitszeit
Trifft dieser Spruch auch auf Sie zu?
Man hat nie Zeit etwas aufzuräumen, aber immer um danach zu suchen!
Und suchen muss man meist dann, wenn nun wirklich keine Zeit dafür da ist.
Suchzeiten sind unnötig, das haben sie bestimmt auch schon festgestellt.
Aber wie dieses leidige Thema verhindern?