Warum Sie Ihre Mails nicht löschen sollen

 

Sommerzeit: Es ist endlich ruhiger am Arbeitsplatz, jetzt werde ich mein E-Mail Konto aufräumen und Mails löschen.

Und – wollten sie das nicht schon letztes Jahr machen? Oder haben Sie gemacht und scheuen jetzt diesen riesigen Aufwand? Mail auf – angucken – verschieben – nächste Mail auf – angucken – verschieben… Kann ich echt gut verstehen! Sollten Sie auch nicht tun.

Genau, sie haben richtig gelesen. Räumen Sie Ihr E-Mail Konto nicht auf.

Es gibt nichts langweiligeres… unsinnigeres…. und nervigeres….. als E-Mails aufräumen…. … in Unterordner sortieren  – Unterordner durchsuchen  – und umstrukturieren und so weiter… Stunden vergehen, aber was bringt es wirklich?

Meine Empfehlung: Räumen Sie E-Mails in Ihrem Posteingang nicht auf, sondern verschieben diese in einen Ordner der heißt “Mails bis zum….” und unordentliche Unterordner verschieben Sie in den Oberordner “Struktur bis zum…”

Überlegen Sie sich nun einen neue komprimierte Struktur die aus vier Teilen besteht.

Erster Teil: Posteingang

Dieser Ordner sollte leer sein am Ende des Tages. Stichwort Zero Inbox.

 

Zweiter Teil: E-Mails in Arbeit.

Legen Sie Arbeitsordner an.

z.B. “To-Do” oder Arbeitsordner für Ihre “Projekte” oder “To-Do_Chef/Chefin”

 

Dritter Teil: E-Mails, die reine Informationsmails beinhalten.

z.B. “Newsletter” oder “Internes”

 

Vierter Teil: E-Mails, die sich in den Arbeitsordnern erledigt haben, verschieben Sie in Ablageordner.

Diese können auch in einer eigenen Archiv PST-Datei liegen. Oder Pragmatisch: Einfach nur einen Ordner “erledigte Mails”, oder unterteilt in Projekte und Themen.

 

Und ab morgen beginnen Sie mit dieser neuen Struktur.

Warum das funktioniert? Nun bis heute haben sie auch überlebt. Was immer sie aus dieser alten Struktur benötigen, Sie werden die Mail finden, so wie sie sie bisher ja auch irgendwie gefunden haben. Nutzen Sie die Zeit besser für die Überlegung einer neuen pragmatischeren Struktur als mit der Zuordnung von alten Mails in Strukturen, die unübersichtlich sind.

 

Ab wann werden Sie die Ihre neue Struktur einsetzen?

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