Den Unterschied zu kennen, entspannt den Arbeitsalltag sehr!
Der erste Bereich ist die Eingangszeit.
Das ist der Teil ihrer Arbeitszeit, der am schnellsten verfliegt, oft mit dem Gefühl „Heute habe ich wieder nicht das geschafft, was ich eigentlich wollte“ verbunden ist. Eingangszeit deshalb, weil Sie Fremdbestimmt sind und nur kleine Arbeitseinheiten schaffen z.B. ist klar, dass vormittags das Telefon ständig klingelt, oder die Türe geht ständig auf, weil ihre Kollegen kommen zu Ihnen , oder der Chef/in ist im Haus und hat nur kurz Zeit zwischen Terminen.
Mein Tipp:
Machen Sie sich klar, welche Zeiten in diesen Bereich fallen. z.B.: vormittags von 9.00 – 12.00, wenn viele Telefonate stattfinden, oder nachmittags von 15.00 – 16.00 Uhr, wenn alle gehen und noch schnell was loswerden wollen.
Zu wissen, wieviel Prozent Ihrer Zeit eine Eingangszeit ist, macht Ihnen klar, wieviel Zeit Sie überhaupt verplanen können.
Der zweite Bereich ist die Organisationszeit.
Die Konzentration sollte in dieser Zeit nur auf den Bereich Ordnung und Organisation liegen, nicht der Abarbeitung von Aufgaben. Dieser Teil ihrer Arbeitszeit wird oft nicht konkret benannt, sondern es passiert ständig und nebenbei:
Sie sortiere mich, räume den Schreibtisch auf
Prüfe meine eingegangenen Mails
Lege fest, was als nächstes zu Tun ist
Mein Tipp:
Planen Sie konkret 1 – 2 mal pro Tag 15 Minuten Organisationzeit ein.
Das kann morgens als erstes sein, kann aber erst nach einer Stunde sein, weil sie die ruhige Zeit morgens als Konzentrationszeit für Bearbeitung benötigen. Oder als Abschluss des Tages, das hilft, den Arbeitstag gedanklich abzuschließen.
Der dritte Bereich ist die Konzentrationszeit.
Das ist Ihre wichtigste Arbeitszeit – ebenfalls oft nicht konkret so benannt. Machen Sie sich selbst klar machen, wie lange diese Zeit sein soll. Meist lässt die Konzentration nach ca. 45 Minuten nach. Sorgen Sie dafür, dass Sie für diese Zeit ungestört arbeiten können.
Mein Tipp:
Nicht auf die freie Zeit dafür warten, besser 2 x 30 Minuten pro Tag Arbeitsblöcke planen und im Kalender Zeit dafür blocken.
Was sind Ihre Erfahrungen dazu?