Clean Desk? Oder eher Hochstapler und Ausbreiter?

Suchen Sie noch, oder arbeiten Sie schon?

 

Gehören Sie zu den Hochstaplern?

Landen bei Ihnen Unterlagen auf einem Stapel? Haben diese Stapel auch einen Namen?

Zum Beispiel:  Dringend…    diese Woche…     muss ich noch lesen….    sollte ich mal durchsehen…

 

Oder zu den Ausbreitern?

Diese  breiten alle Unterlagen am Schreibtisch aus, damit sie alles im Blick haben.

 

Letztendlich haben beide System so ihre Tücken:

 

Beide Systeme signalisieren: Es ist ziemlich viel, was zu tun ist. Und vor allen Dingen: Suchen ist angesagt.  Es sei denn, sie haben ein Elefantengedächtnis und wissen genau, wo was liegt.

Gibt es, ist aber eher selten.

 

Um mehr Überblick am Schreibtisch zu bekommen empfehle ich das Flussprinzip:

Es muss

  • einen Platz geben für Dinge, die neu reinkommen,
  • einen Platz für die Dinge in Arbeit und
  • einen Platz für die abgeschlossenen Arbeiten.

 

Und diese Plätze sollten auch klar ersichtlich sein.

 

Tipp 1 für alles, was neu reinkommt:

Eine Ablagekorb mit der großen Aufschrift: EINGANG

Dort sollen auch die Telefonnotizen und Unterlagen von Ihren Kolleginnen und Kollegen landen und nicht auf der Tastatur oder mitten auf dem Schreibtisch.

Und: dieser Ablagekorb soll am Ende des Arbeitstages leer sein!

 

Tipp 2 für Unterlagen, die in Arbeit sind:

Hier keinen Ablagekorb verwenden, denn in diesem sind die Unterlagen wieder nur gestapelt.

Alternativen sind

– die Hängeregistratur – jedes Projekt in eine Mappe

– oder eine Wiedervorlagemappe A-Z – hier kommt jedes Projekt in eine Klarsichthülle wird unter dem entsprechenden Buchstaben abgelegt.

ABER: Ganz wichtig!

Diese Ablageorte funktionieren nur, wenn die Aufgabe oder das Projekt in einer To_Do-Liste vermerkt ist. Sonst werden diese Ablageorte zur Grabstätte.

 

Tipp 3 für abgeschlossene Projekte:

Bei den Projekten in der Hängeregistratur einfach die gesamte Mappe an einen anderen Ort im Schrank packen.

Bei Projekten in der Klarsichthülle diese raus aus der Wiedervorlagemappe in einen Ablagekorb mit der Bezeichnung ABLAGE.

Alle 14 Tage eine halbe Stunde für Ablage reservieren.

Die Unterlagen dann in den entsprechenden Ordner packen… oder direkt in den Papierkorb, falls eine Kopie davon in Ihrem Rechner ist.

 

Viel Erfolg bei Ihrem Weg zum entspannten Arbeitsalltag!

 

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