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Digitales Gespräch: OIB meets kumulus

Gepostet von am 17. Mrz 2017 in Blog | Keine Kommentare

Digitales Gespräch: OIB meets kumulus

Wie geht es nach einer Beratung eigentlich weiter? Christoph Ziegler, mein Berater zum Thema Social Media (der mir die Angst vor dem Thema Blog genommen hat) und ich haben uns über das Thema Zeitmanagement unterhalten – digital natürlich. Sein Fazit: Effizientes Zeitmanagement eröffnet Möglichkeiten

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Effektive Pausenkultur – 3 Voraussetzungen

Gepostet von am 13. Feb 2017 in Blog | Keine Kommentare

Effektive Pausenkultur – 3 Voraussetzungen

Pausenkultur. Ein Wort, dass ich gerne in meinen Seminaren verwende, denn es gibt einen wirklich guten Grund für eine gute, aktive Pausenkultur: Die eigene Gesundheit. Aber wie sieht es bei mir selbst aus? Lebe ich eine gute Pausenkultur? Meine Katze hat mich auf das Thema aufmerksam gemacht: Seit ich wieder im Homeoffice arbeite war für sie ganz klar, dass der Schreibtisch sich als ein toller Kraul- und Schlafplatz eignet, oder? Katzenbesitzer wissen, was ich meine. Zuerst wollte ich das nicht und habe es ihr nicht erlaubt – sie hat eine Zwischenlösung für sich gefunden (siehe Bild des Blogbeitrags). Spannend für mich war, dass ich immer meinte, mir eine solche Pause nicht nehmen zu können. Es war halt immer der falsche Zeitpunkt, wenn sie auf meinen Tisch sprang. Ich beobachtete mich selbst, wie ich mich ständig unter Anspannung setzte und meinte, das muss noch fertig werden… das kann ich noch in die Bürozeit packen… Hmm, ich lege Wert darauf, dass zu leben, was ich vermittle, aber in diesem Punkt gab es wohl Differenzen. Also, was gehört zu einer wirklich erholsamen Pause: Drei Kontrasterlebnisse Der Tätigkeitswechsel – was Anderes tun; der Inhaltswechsel – was Anderes denken, sowie der Raumwechsel – woanders sein. “Dieses Prinzip gilt für den Urlaub genauso wie für die Mittagspause, das Wochenende und den Feierabend”, sagt Frau Anne Katrin Matyssek, deutsche Diplom-Psychologin und Autorin des Buches “Mensch, mach mal Pause”. Eine effektive Pausenkultur heißt, ein guter Wechsel zwischen folgenden Möglichkeiten: –  Sich bewegen, kurz an die frische Luft zu gehen, –  etwas Nahrhaftes essen, –  auf Gedankenreise zu gehen –  Powernapping – nicht länger als 30 Minuten Mittagsschlaf. Und: “Aus vielen Studien ist bekannt, dass die ersten zehn Minuten einer Pause am effektivsten sind”, sagt der deutsche Arbeitspsychologe Rainer Wieland. “Es ist also besser, die Mittagspause nicht allzu sehr auszudehnen und dafür öfter mal eine Kurzpause zu machen.” Es spricht viel dafür, sich Gedanken über eine aktive Pausenkultur zu machen: Wo kann ich eine kurze Runde draußen laufen? Wie lange dauert es, einmal um den Block zu gehen? Wo bekomme ich gutes Essen? Wie kann ich mich tagsüber mit hochwertigen Lebensmitteln versorgen? Woran denke ich gerne zur Entspannung? Helfen mir kurze geführte Meditationen? Kann ich diese am Smartphone speichern? Gibt es im Unternehmen die Möglichkeit, Powernapping durchzuführen? Was hindert mich daran, dieses Angebot anzunehmen? Auch hier gilt: Eine gute Planung erleichtert die Durchführung.   PS: Wie ist es bei mir ausgegangen?   Sie hat gewonnen. Jetzt genießen wir beide.  Ich meine Denkpause und sie ihre...

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Das nervt echt! Aber keine Zeit es abzustellen?

Gepostet von am 20. Jan 2017 in Blog | Keine Kommentare

Das nervt echt! Aber keine Zeit es abzustellen?

Nerven Sie auch die vielen Kleinigkeiten, die Ihnen den Arbeitsalltag erschweren? Aber es fehlt Ihnen die Zeit, um sich darum zu kümmern? Dann schlage ich Ihnen folgene 3 Schritte vor, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag einbinden können: 1. Stellen Sie sich die Wunderfrage, um auf Ihre Zeitdiebe aufmerksam zu werden: Mich nervt in meinem Arbeitsalltag, dass…. 2. Aufschreiben, notieren Sie sich kurz dieses Übel. 3. Lösen Sie jede Woche nur eines der Probleme auf der Liste und notieren Sie die Lösung und vor allem, wie lange Sie gebraucht haben, um die Lösung zu finden Zum Beispiel: Mich nervt in meinem Arbeitsalltag, dass…… … diese komische Meldung am PC immer wieder scheint. Was ist das eigentlich? Ich klicke sie immer nur weg. … ich mich immer wieder durch so viele Ordner klicken muss, um eine Datei abzulegen, geht das nicht einfacher? … ich immer unterbrochen werde durch die Meldung, dass eine E-Mail eingegangen ist. … ich so viel Papier im Ordner ablegen muss. Muss das wirklich sein? … ich immer wieder bestimmte Dateien oder Unterlagen suche. Kann ich mir das nicht vereinfachen? (Aber Vorsicht: Kollegen und Chef/in gehören nicht auf diese Liste)   Mögliche Lösungen: … diese komische Meldung am PC immer wieder scheint. Was ist das eigentlich? Ich klicke sie immer nur weg. Lesen Sie die Meldung genau durch. Meist finden Sie ein Feld zum Anklicken “diese Meldung nicht mehr anzeigen”. (Ja, so einfach kann es sein, das ist mir schon mehrmals so ergangen). Oder googeln Sie den genauen Wortlaut der Meldung. Meist haben auch andere bereits das Problem für sich gelöst.   … ich mich immer wieder durch so viele Ordner klicken muss, um eine Datei abzulegen, geht das nicht einfacher? Arbeiten Sie in Windows 7 mit Bibliotheken: http://www.wintotal.de/bibliotheken-von-windows-7/   … ich immer unterbrochen werde durch die Meldung, dass eine E-Mail eingegangen ist. Schalten Sie in Outlook die Desktop-Benachrichtigung aus: Datei – Optionen – E-Mail – Nachrichteneingang alle 4 Häckchen entfernen.   … ich immer wieder bestimmte Dateien oder Unterlagen suche. Kann ich mir das nicht vereinfachen? Heften Sie Dokumente an das Startmenü in der Taskleiste: Mit rechter Maustaste auf das Programm klicken, zuletzt verwendete Datei anheften   Die Checkliste zum Downloaden finden Sie hier als Word-Datei, hier als hier als PDF-Datei   Schärfen Sie den Blick für unnötige Zeitverschwendung und erleichtern Sie sich damit den Arbeitsalltag!...

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Leerer Schreibtisch – 3 Tipps bei Sekretaria.de

Gepostet von am 22. Dez 2016 in Blog | Keine Kommentare

Leerer Schreibtisch – 3 Tipps bei Sekretaria.de

Kein Papier mehr auf dem Schreibtisch, in manchen Unternehmen funktioniert es – nur der Weg dahin ist lang. Drei Tipps von mir dazu finden Sie hier  

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Digitale Werkzeuge schärfen

Gepostet von am 25. Nov 2016 in Blog | Keine Kommentare

Digitale Werkzeuge schärfen

Was bedeutet das digitale Büro eigentlich? Zum einen gibt es die Vorstellung vom papierlosen Büro und zum anderen die Unterstützung in administrativen Abläufen durch digitale Workflows, damit Arbeitsprozesse einfacher und schneller werden. Beides sind Visionen, mit deren Umsetzung sich bereits seit Jahren die Unternehmen befassen. Und feststellen, dass die Umsetzung an vielen Stellen immer wieder scheitert. Mal ist es der fehlende Workflow, mal ist es die Technik, die nicht ausgereift ist, mal sind es die Menschen, die die Umsetzung nicht wollen oder können. Und je näher wir der Umsetzung dieser beiden Vorstellungen kommen, umso richtiger wird dieser Ausspruch von Henry David Thoreau: Viele Menschen sind zum Werkzeug ihrer Werkzeuge geworden. Meine Vorstellung vom optimalen Einsatz des digitalen Büros sind eine gelungene Mischung aus: – Vorhandene Programme optimal nutzen, – Programme und Tools überprüfen, ob alles wirklich sinnvoll ist, – Workflows überprüfen und vereinfachen und – Arbeitsmethoden verstärkt ein- und umsetzen. Ab Januar 2017 gibt es hier verstärkt Tipps und Tricks zu Outlook, OneNote, interessantes aus der Welt der Prozessoptimierung und Hinweise auf bekannte und neue Arbeitstechniken. Abonnieren Sie den Newsletter, dann bleiben Sie auf dem Laufenden….    ...

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Fastenzeit – Ballast abwerfen – Machen Sie mit!

Gepostet von am 23. Feb 2016 in Blog | Keine Kommentare

Fastenzeit – Ballast abwerfen – Machen Sie mit!

Ich glaube, die meisten Menschen suchen nicht so sehr nach dem Sinn des Lebens als vielmehr danach, sich wirklich lebendig zu fühlen.“ (Joseph Campbell)   Dieses Zitat hat mich wirklich beeindruckt. Es nimmt so viel Last, die Suche nach dem Sinn des Lebens kann ganz schön anstrengend sein, oder? Genau deshalb:  Loslassen, alten Ballast abwerfen, den Blick frei machen für das Wesentliche, die Fastenzeit bietet sich dafür an.   Machen Sie mit:   In den nächsten 15 Minuten den Desktop am Rechner aufräumen. Was nicht mehr benötigt wird, löschen, was noch im Zugriff sein soll in max. 5 Ordner am Desktop packen. Täglich 10 Minuten lang alte Dateien am Rechner und im Postfach löschen. Tragen Sie sich aus Newslettern aus, die Sie sowieso nicht lesen. Jede Woche 1 alten Ordner aus dem Schrank holen, kurz durchsehen und wegwerfen, was nicht mehr benötigt wird. Entfernen Sie alle alten Informationen von Ihrer Pinnwand, das dauert bestimmt nur 10 Minuten. Verabschieden Sie sich von angedachten Projekten, die Sie schon ewig vor sich herschieben. Gönnen Sie sich jeden Tag 10 Minuten Leichtigkeit. Bei mir ist es im Büro die Tasse Tee am Vormittag, die ich mir gönne. Ich stehe am Fenster und schaue, was auf der Baustelle gegenüber so alles passiert…   Was davon werden Sie in der Fastenzeit...

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Outlook-Kalender – Feiertage hinzufügen

Gepostet von am 26. Jan 2016 in Blog | Keine Kommentare

Outlook-Kalender – Feiertage hinzufügen

Über die Optionen können Sie ihrem Outlook-Kalender die Feiertage Deutschland hinzufügen. Meist sind diese Informationen nicht ausreichend, die einzelnen Bundesländer sind dabei nicht berücksichtigt.   Über diese Webseiten können Sie die Feiertage und Schulferien nach Bundesländern getrennt aussuchen, downloaden und einfügen: http://www.schulferien.org/iCal/ www.feiertage.net Und ein hilfreiches Zusatzprogramm für Übersicht aller Feiertags- und Schulferienprogramme gibt es hier:...

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Outlook-Kalender – Reisezeiten mit eintragen

Gepostet von am 26. Jan 2016 in Blog | Keine Kommentare

Outlook-Kalender – Reisezeiten mit eintragen

Sind Sie oft außerhalb des Büros unterwegs? Haben Sie An- und Rückreisezeiten zu und von Terminen? Dann ist es hilfreich, die Reisezeiten ebenfalls in den Terminkalender einzutragen.   – Sie haben damit einen konkreten Überblick – Sie müssen nicht beim Blick in den Kalender die Reisezeiten gedanklich hinzurechnen – Ihre Kollegen / Assistenz weiß, wann Sie telefonisch noch erreichbar sind   Meine Empfehlung: Blocken Sie den Termin im Kalender direkt inkl. den Reisezeiten und vermerken Sie den konkreten Besprechungstermin in der Betreffzeile. Die Zeile für den Ort ebenfalls ausfüllen, eventuell mit der Art der Anreise.   Beispiel: Termin von 10.00 – 12.00 Uhr mit 1 Stunde An- und Rückreise:   Geblockt von 09.00 – 13.00 Uhr Besprechung mit Frau Beckers 10.00 – 12.00 Uhr Wuppertal, Heinz-Fangman-Str. 4, 42287 Wuppertal – Auto  ...

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Warum Napoleon verloren hat…

Gepostet von am 16. Dez 2015 in Blog | Keine Kommentare

Warum Napoleon verloren hat…

… oder: Multitasking ist keine Lösung.   * Der wohl berühmteste Multitasker der Weltgeschichte war Napoleon Bonaparte. Im Frühjahr 1813, während der Befreiungskriege in Deutschland, diktierte er einmal vier Sekretären gleichzeitig verschiedene Briefe. Den Krieg verlor er bekanntlich.   Hier meine Tipps, wie Sie den Anspruch an Ihre Multitaskingfähigkeit verringern. Qualität vor Quantität Durch Hektik entstehen Fehler, diese wieder zu korrigieren ist aufwendig. E-Mail Beispiel: “Sorry, Anhang vergessen” Sie können sich nur auf eine Sache konzentrieren, daher nehmen Sie sich Zeit für das was jetzt gerade dran ist.   Desktop-Benachrichtigung abschalten Mal eben auf das Popup-Fenster schauen, wer geschrieben hat. Das bringt keinen Mehrwert und Ihre Konzentration leidet auf alle Fälle.   E-Mail-Bearbeitungszeiten einrichten z.B. morgens I Stunde, danach Postfach schließen und erst beim nächsten E-Mail-Zeitfenster wieder öffnen   Notizblock griffbereit halten Wenn eine Unterbrechung unvermeidlich ist und keine sofortige Reaktion notwendig ist: aufschreiben. Entwickeln Sie mit Hilfe von Abkürzungen Ihr System, um Notizen aussagekräftig zu schreiben.   Unterstützen Sie sich gegenseitig Sorgen Sie für störungsfreie Arbeitszeit: 1 Stunde ohne Telefon und Unterbrechung von Kollegen. Danach übernehmen Sie das Telefon für Ihre Kollegen.  übrigens: Einstein hatte kein Telefon im Haus … Aktivieren Sie für mindestens 1 Stunde pro Tag den...

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Zentangle – der neue Trend

Gepostet von am 9. Nov 2015 in Blog | Keine Kommentare

Zentangle – der neue Trend

Der Notizblock als meditative Unterstützung im Alltag. Ich finde es wunderbar, endlich hat die “Krizelei” am Schreibtisch einen tollen Namen und ein System: www.zentangle.de    

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