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Zeiten protokollieren – ganz einfach mit ZEI°

Gepostet von am 22. Jan 2018 in Blog | Keine Kommentare

Zeiten protokollieren – ganz einfach mit ZEI°

 “Die Zeit ist kein Geld. Aber dem einen nimmt das Geld die Zeit und den anderen die Zeit das Geld.” Ron Kritzfeld Ist der Januar für Sie die Zeit für neue Vorsätze? Zum Beispiel möchten Sie Ihre Produktivität erhöhen? Oder eine konkrete Zuordnung Ihrer Zeit zu Projekten / Kunden / Themen vornehmen? Dann hilft eine Aufstellung wofür Sie Ihre Zeit eingesetzt haben. Ein tolles Tool, Ihre Zeitmessung einfach zu gestalten ist ZEI°. ZEI° ist ein Würfel mit 8 Seiten, der auf ihrem Schreibtisch liegt, jede der 8 Seiten des Würfels wird einer Aktivität zugewiesen. ZEI° erfasst automatisch die Zeit jener Aktivität, die nach oben zeigt. Wechseln Sie die Aufgabe, drehen Sie den Wüfel einfach auf die entsprechende Seite. Der Würfel ist mit Ihrem Computer oder Smartphone via Bluetooth verbunden und füllt Ihren Stundenzettel automatisch für Sie aus. Einfacher geht es kaum! https://timeular.com Hier noch ein Artikel mit einer Aufstellung über weitere Software, Apps und Tools zum Thema Zeitmessung: https://t3n.de/news/time-tracking-zeiterfassung-ios-android-ox-x-windows-557509/ Und vergessen Sie nicht die Zeit für Ruhepausen einzuplanen, damit erhöhen Sie Ihre Leistungsfähigkeit um 30...

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Pragmatisch statt perfekt- Tipps zum Loslassen

Gepostet von am 28. Nov 2017 in Blog | 1 Kommentar

Steht aufräumen zwischen Weihnachten und Neujahr auf dem Plan? Dann gibt es hier  Tipps, damit Sie schnell damit fertig sind: Gibt es Papierstapel, die sich angesammelt haben und Sie nicht genau wissen, was drin ist? In Karton packen – zukleben. Wenn Sie den Karton bis Ende 2018 nicht geöffnet haben – wegwerfen!   Möchten Sie Ihre Mails aufräumen? Es gibt nichts mühseligeres als Mails zu öffnen, lesen, zuordnen… Ordner erstellen “Mails bis zum…”. Hier alle entsprechenden Mails hinein. Wenn Sie diese Mails tatsächlich nochmal brauchen, nutzen Sie die Suchfunktion.   Nerven Sie die vielen Newsletter und Infos? Ordner erstellen “Abbestellen”. Hier alle Newsletter sammeln und das Abbestellen in einem Arbeitsblock erledigen – oder als Junk-Mail kennzeichnen....

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Vorsätze umsetzen – ein Handywecker hilft

Gepostet von am 20. Okt 2017 in Blog | Keine Kommentare

Irgendwie erwecke ich den Eindruck, dass ich vollkommen durchstrukturiert  und natürlich auch vollkommen diszipliniert bin…  Gesprächspartner sind dann immer sehr erstaunt, wenn ich über meine Probleme bei der Umsetzung von Vorsätzen berichte. Ja, ich bin in dieser Hinsicht eine Mogelpackung.  “Ausdauer ist disziplinierte Geduld” habe ich geschrieben und stoße auch da an meine Grenzen. Jetzt unterstützt mich meine Uhr-App auf dem Handy. An den Tagen, die ich Zuhause und im Büro bin, hilft mir der Wecker  bei der Umsetzung meiner Vorsätze. Ich habe verschiedene Uhrzeiten eingestellt. Aufstehen, Meditationszeiten, Yoga-Time, Bürobeginn, Pause, Mittagspause, Arbeitsende…. Diese verschiedenen Alarmzeiten werden in der Beschriftung auch klar benannt. Und den Alarmton habe ich mit Liedern hinterlegt, die für mich dazu passend sind. Von rockig zu ruhig, alles ist dabei. Am Vortag entscheide ich dann, welche der Zeiten für mich passend sind und aktiviere diese. Die  akustischen Signale erinnern mich an meine Vorsätze und damit geht die Fokussierung auf meine Ziele nicht verloren. Was unterstützt Sie? Welche Strategien sind für Sie...

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Schreibtisch richtig ordnen? Drei Antworten, die weiterhelfen

Gepostet von am 9. Okt 2017 in Blog | Keine Kommentare

Welcher Schreibtischtyp sind Sie? Und kann Chaos auf dem Schreibtisch auch kreativ sein? Hier finden Sie Antworten dazu in einem Interview für die WAZ.

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Digitale Pausenerinnerungen – sollten Sie ausprobieren

Gepostet von am 26. Sep 2017 in Blog | Keine Kommentare

Digitale Pausenerinnerungen – sollten Sie ausprobieren

im diesem Beitrag habe ich schon etwas zum Thema Pausenkultur geschrieben, heute möchte ich Ihnen digitale Helferlein dazu vorstellen. Ich habe alle drei Programm für Windows ausprobiert. Jedes dieser Programme ist zweckmäßig. Es erscheinen kleine Fenster und/oder akustische Signale, die mich an meinen Vorsatz, aktiv eine Pause einzulegen, erinnern. Probieren Sie aus, was Ihnen gefällt. Es zählt nicht die tolle Funktionalität des Programms, sondern welche Art der Erinnerung Sie dazu bewegt, eine kurze Pause einzulegen. Für Windows: Mit Möglichkeiten zum Einstellen von Mikro- und Ruhepausen: http://www.workrave.org/ http://www.techerator.com/breaktaker/   Einfaches Tool mit einem schönen Gong um an die Pause zu erinnern: http://iamfutureproof.com/tools/awareness/   Für Mac: http://www.dejal.com/timeout/   Was werden Sie in Zukunft...

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Ausdauer ist konzentrierte Geduld

Gepostet von am 31. Jul 2017 in Blog | Keine Kommentare

Ausdauer ist konzentrierte Geduld

Meinen Urlaub habe ich in der Natur verbracht, ohne Handy, ohne Internet. Einfach nur Sein. Es war körperlich anstrengend aber für meinen Geist sehr befreiend. In der Stille der Natur drängen sich die wirklich wichtigen Fragen nach vorn. Und die Natur gibt Antworten, einfach und klar.   “Die Zukunft ist nicht einfach ein Ort, an den wir gehen, sondern ein Ort, den wir gestalten. Die Wege dorthin werden nicht gefunden, sondern geschaffen.” John Schaar Das Schaffen eines anderen Weges ist die Aufgabe, vor der ich stehe. Wenn es zukünftig noch leichter und klarer sein soll, dann werde ich jetzt etwas tun. Ich kann mich bewegen, ich darf umsetzen und werde dranbleiben. Und das mit viel Humor, Spaß und einem Augenzwinkern mir selbst gegenüber. Ich möchte nicht, dass nach ein paar Tagen im Alltag die Klarheit wieder verschwimmt. Das bedeutet, neue Routinen in den Alltag bringen, neue Abläufe, neue Gewohnheiten üben. “Ausdauer ist konzentrierte Geduld.” Thomas Carlyle Dieses Zitat wird mich unterstützen. Und ich wünsche Ihnen, dass es auch Sie begleitet. Wenn auch Sie mit neuen Ideen, guten Vorsätzen und Elan aus dem Urlaub wieder in den Alltag...

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Urlaubslektüre – Search inside yourself

Gepostet von am 29. Jun 2017 in Blog | Keine Kommentare

Es gibt wichtige Fragen zu klären vor dem Urlaub: Welches Buch kommt mit in das Urlaubsgepäck? Ein Roman, der mich in eine andere Welt mitnimmt? Ein Buch für meine berufliche Weiterbildung? Oder etwas für meine persönliche Weiterbildung? Alle, damit ich auswählen kann? In Buchform? In elektronischer Form? Meine Buchempfehlung für Sie enthält von allem etwas: Search Inside Yourself: Das etwas andere Glücks-Coaching Von Chade-Meng Tan Die beste Suchmaschine ist unser Geist Seit 2007 bietet Google seinen Mitarbeitern ein Programm für persönliches Wachstum an: »Search inside yourself«. Den Anstoß dazu gab Chade-Meng Tan, ein Google-Ingenieur, der diesen Acht-Wochen-Kurs zusammen mit renommierten Wissenschaftlern wie Jon Kabat-Zinn und Daniel Goleman entwickelte. »Search inside yourself« bietet ein Achtsamkeitstraining, um emotionale Intelligenz zu erlernen, mit dem Ziel, zufriedener, gelassener, kreativer und schließlich auch erfolgreicher zu werden. Es umfasst Übungen und Meditationen, um die Konzentration zu verbessern, die Selbstwahrnehmung zu erhöhen und nützliche mentale Gewohnheiten zu entwickeln. Bei Google ist dieses Trainingsprogramm äußerst beliebt und nachgefragt. Chade-Meng Tan macht es nun erstmals öffentlich zugänglich. Mit Leichtigkeit und Witz, und dabei stets wissenschaftlich fundiert (er ist ja Ingenieur!) zeigt er einen etwas anderen, jedoch sehr vielversprechenden Weg zu Kreativität und Lebensglück. Und wenn das bei Google funktioniert – warum nicht auch bei uns? Aus <https://www.amazon.de/Search-Inside-Yourself-andere-Gl%C3%BCcks-Coaching/dp/3442341175> Für mich war dieses Buch eine echte Überraschung, sehr humorvoll geschrieben und tolle Anregungen zum Thema...

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Checklisten überschätzt / unterschätzt ?!

Gepostet von am 29. Mai 2017 in Blog | Keine Kommentare

Checklisten überschätzt / unterschätzt ?!

Wer sich mit dem Thema Produktivität und Arbeitsorganisation auseinandersetzt weiß es – Checklisten helfen. Warum werden Sie doch so wenig eingesetzt? Meine These: Checklisten erstellen wird  oft unterschätzt – bei der Arbeitserleichterung und überschätzt – bei der Erstellung.   Ein Beispiel von mir: Bei meiner letzten Geschäftsreise musste ich feststellen, dass  mir die Reisevorbereitungen schwer gefallen sind. Es war wenig Zeit zum Packen, ich stand am Bahnhof und bin in Gedanken nochmal alles durchgegangen… habe ich daran gedacht…. habe ich das eingepackt und prompt das Ladekabel für mein Handy vergessen… Im Zug habe ich mich direkt an meine Reise-Checkliste gesetzt. Einfach in OneNote notiert, nach meiner Reise ausgedruckt, laminiert und in den Koffer und meine Arbeitstasche gelegt. Ergebnis: entspanntes Packen bei der nächsten Reise. Arbeitsaufwand: eine halbe Stunde.   Bei der Erstellung von Checklisten hilft ihnen das Programm OneNote, dort können Sie unkompliziert eine Sammlung der einzelnen Punkte erstellen und sehr leicht verändern und in die richtige Reihenfolge bringen. Mit Kästchen davor wird es zur Checkliste. Oder Outlook: Fügen Sie im Aufgabenformular im Notizfeld eine Tabelle ein, die einzelnen Arbeitsschritte hinzufügen und die Tabelle in die für Sie passende Form bringen. Diese Tabelle können Sie als Schnellbaustein abspeichern und somit ist die Checkliste für die nächste Aufgabe verfügbar. (Diesen Tipp können Sie hier downloaden) Mein Tipp: Investieren Sie jede Woche eine halbe Stunde in die Erstellung einer Checkliste – Sie werden Ihre Produktivität steigern und Ihre Nerven schonen!...

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E-Mailflut nach dem Urlaub raubt Ihre Energie?

Gepostet von am 21. Apr 2017 in Blog | Keine Kommentare

E-Mailflut nach dem Urlaub raubt Ihre Energie?

Dann überdenken Sie den Text Ihrer Abwesenheitsmail! Schauen Sie genau, welche Auswirkungen die gewählte Formulierung hat: auf den Absender der Mail, der ein Anliegen an Sie hat auf den Zustand Ihres Postfaches, wenn Sie wieder am Arbeitsplatz sind Viel Energie und Zeit wird damit verschwendet, nach der Rückkehr aus dem Urlaub die Mails zu sichten, sich bei der Vertretung zu erkundigen, was bereits erledigt wurde, oder es passiert Doppelarbeit. Meine Empfehlung ist, sich vorher klar zu werden, welche Auswirkung welcher Text hervorruft. Text Abwesenheitsmail: Ich bin von..  Bis.. nicht erreichbar. (Ich bin ab… wieder im Büro) Auswirkung auf Sie als Mitarbeiter: Hat viel zu tun nach Arbeitsbeginn. Auswirkung auf den Absender der Mail (Kunde etc.): Muss warten Oder Text Abwesenheitsmail: Ich bin von… bis… nicht erreichbar. Die Mails werden nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an… Auswirkung auf Sie als Mitarbeiter: Hat viel zu tun nach Arbeitsbeginn, weiß nicht, welche der Mails sich bereits erledigt hat. Rücksprache mit Vertreter ist notwendig. Auswirkung auf den Absender der Mail (Kunde etc.): Muss sich entscheiden, was “dringend” bedeutet. Doppelte Arbeit, da er die Mail nochmal schicken muss.   Meine Empfehlung: Klärung mit dem Vertreter, dass Ihr Postfach vollständig überwacht und bearbeitet wird. Wenn Sie zurück sind, haben Sie schnell den Überblick und können mit Ihrer Arbeit unverzüglich beginnen. Oder Sie lassen die Mails auf eine Mailadresse umleiten, die von mehreren bearbeitet werden kann, dann verteilt sich die Last der Vertretung (setzt eine gute Organisation im gemeinsamen Postfach voraus). Die Abwesenheitsmail formulieren Sie entsprechend (Herr/Frau … wird sich um Ihr Anliegen kümmern)   Übrigens: Wenn Sie Inspiration für Formulierungen finden möchten, die ungewöhnlich sind, dann lesen Sie hier –  viel Humor vorausgesetzt:...

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Hier ein Zettel – da ein Zettel….

Gepostet von am 17. Mrz 2017 in Blog | Keine Kommentare

Hier ein Zettel – da ein Zettel….

Haben Sie einen Notizblock vor sich liegen? Sehr gut, denn Schriftlichkeit ist der wichtigste Weg hin zu einer besseren Organisation. Und dass ich die gelben Zettelchen nicht mag, das versteht sich von selbst. Ich selbst schreibe bei einem Telefonat alles mit, jedes Stichwort, jede Idee, jeden Gedanken. Wenn es dann Schlag auf Schlag geht, also wenn immer mehr auf mich einströmt, dann behalte ich so den Überblick, denn auf mein Gedächtnis kann ich mich schon lange nicht mehr verlassen…. (Viele Kleinigkeiten, die erst so klar waren, verschwinden im Laufe des Tages aus meinem Gedächtnis, geht es Ihnen auch so?) Lange Zeit war dann die Frage: na wo steht denn jetzt was auf dem Notizblock? Ich habe viel Zeit damit verbracht, meine To-Do’s und Zeitangaben, bis wann ich was versprochen habe, zu finden, um sie dann in meine Aufgabenliste in Outlook zu übertragen – wenn es nicht sofort erledigt werden konnte. Dann habe ich ein 3-Spalten-System entdeckt und es für mich auf ein 4-Spalten-System für meine Telefonate erweitert: 1. Spalte – Orientierung     2. Spalte – Inhalte     3. Spalte – To-Do’s    4. Spalte – Bis wann Orientierung: Dieser Bereich dient dazu, um zu wissen, um welchen Anrufer handelt es sich, mit welchem Thema, mit welcher Frage… Inhalt: Was konkret wurde besprochen, welche Ideen sind dazu entstanden… (Dieser Bereich kann durchaus umfangreich werden, ich bleibe hier ohne Plan, sondern “kritzle” oft nur Stichworte oder Ideen, ohne konkret zu sein) Meine To-Do’s: Was muss ich konkret tun, was habe ich versprochen, was muss ich für mich vorbereiten…. (hier bin ich klar und konkret, das ist die Zusammenfassung, die ich im Telefonat auch kommuniziere) Bis wann: Habe ich einen konkreten Termin? Gibt es ein Zeitfenster?   Diese 4-Spalten-Technik können Sie auch nutzen für das Notizenmanagement – in Besprechungen – in der Kommunikation mit Ihrer Chefin/Chef – in der Kommunikation mit Ihrem Team – für Besucher, die in Ihr Büro kommen und Ihnen Aufgaben übergeben Einige Beispiele dazu finden Sie hier als PDF-Datei P.S: Dieses Notizenmanagement ist kein Ersatz für eine To-Do-Liste. Es erleichtert nur den Weg hin zu einer konkreten Aufgabenformulierung und ein verbessertes Zeitmanagement....

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