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Mensch & Büro Ausgabe 5/2003

Gepostet von am 12. Mai 2003 in Presse | Keine Kommentare

Mensch & Büro  Ausgabe 5/2003

von Thomas Kalus

Organisationsberaterin beseitigt Chaos im Büro

Ordnungshüterin

„Ja wo hab‘ ich denn das Schreiben vom Finanzamt hingelegt? Ich hab’s doch gestern noch in der Schublade gesehen. Oder war’s auf dem Ablagestapel oder hat meine Sekretärin…“ Ein Zettel hier, ein Papierblättchen da. Und am Computerbildschirm sammeln sich viele kleine gelbe Haftnotizen. kennen Sie alles aus eigener Erfahrung? Dann sollten Sie den folgenden Artikel genauer durchlesen, denn das alte Sprichwort „Wer Ordnung hält, ist zu faul zum Suchen“ ist nur die halbe Wahrheit.

Rainer Zellekens aus Meerbusch ist Unternehmensberater. Auf seinem Schreibtisch türmen sich Aktenberge, Zeitungen und Klarsichthüllen: „Manchmal musste ich wirklich überlegen, welche Farbe der Tisch eigentlich hat. Das konnte ich nämlich wegen des ganzen Schreibkrams, der darauf verstreut liegt, kaum erkennen“, erzählt der Franchise-Spezialist.
Sämtliche Eigenversuche, das gepflegte Chaos zu bewältigen, schlugen fehl. Bis Rainer Zellekens vor zwei Jahren auf einem Treffen der IHK Mönchengladbach Christa Beckers kennen lernte. Die 39-jährige arbeitet als Organisationsberaterin. Ihre Mission: Sie schenkt ihren Kunden Zeit. Ihre einfache Rechnung lautet: „Angenommen, sie vertrödeln an einem Arbeitstag 2,6 Minuten pro Stund mit Suchen, sei es im Papierstapel oder im PC, und Sie schaffen es, diese 2,6 Minuten nur auf zwei Minuten zu reduzieren, dann haben Sie eine Menge Arbeitszeit in der Woche gespart.“
Auf der Suche nach der verlorenen Zeit hilft Christa Beckers Chefsekretärinnen und Ärzten ebenso wie Handelsvertretern oder Professoren. Auch Privatleuten greift die Ordnungshüterin in Sachen Büroorganisation unter die Arme. In einem ersten Beratungsgespräch findet die gebürtige Österreicherin heraus, woran es auf und rund um den Schreibtisch hapert.
Meist machen die zum Chaos neigenden Büromenschen einen Kardinalfehler: Sie können nichts wegwerfen, 70 Prozent von dem, was auf manchem Schreibtisch liegt, gehört eigentlich in den Müll: „Ein ganz wichtiger Aspekt. Wir müssen uns von alten Dingen trennen, um wieder Luft zu schaffen, für das, was wirklich wichtig ist“, fordert Beckers von ihren Kunden. Bei ganz hartnäckigen Zeitgenossen rät sie gar zur Radikalkur: „Einfach das untere Drittel des Papierstapels nehmen, wegschmeißen, Augen zu und durch.“
Nach der Bestandsaufnahme und der theoretischen Einweisung nimmt die Profi-Sortiererin die gesammelten Werke des Kunden mit in ihr Büro: „Die Unterlagen können einfach ungeordnet in Kartons geworfen werden. Ich bringe die nötige Ordnung rein, hefte ab, beschrifte und bringe alles spätestens nach 14 Tagen fein säuberlich sortiert zurück.“ Dann erklärt die den Kunden das neue, effektivere Ablagesystem. „Damit rationalisiere  ich mach zwar selbst weg, aber es ist mir wichtig, dass ich den Leuten auf Dauer helfe und sie selbst die Ablage weiterführen können“, sagt die Ordnungshüterin. Kostenpunkt für den Sortierservice: 28 Euro pro Stunde in Privathaushalten, 36 Euro bei Geschäftsleuten.
Unternehmensberater Rainer Zellekens war es gewohnt, seine Schriftvorgänge in Ordnern abzuheften: „Frau Beckers hat mich dazu gebracht, Hängemappen samt Register einzuführen und den Mappenschrank direkt neben dem Schreibtisch zu platzieren. Dadurch bin ich viel flexibler geworden und die Zeiten der Suche sind stark eingeschränkt.“ Welches System im Einzelfall am besten ist, kann nicht pauschal gesagt werden: „Es kommt auf das individuelle Arbeitsfeld eines jeden einzelnen an. Deshalb muss ich mir auch zunächst vor Ort ein Bild von den Gegebenheiten im Büro und am Arbeitsplatz machen, bevor ich Tipps und Ratschläge gebe“, sagt die Ordnungsexpertin.
Rainer Zellekens haben Christa Beckers Ratschläge vor allem zweierlei gebracht: Mehr Zeit und weniger Gewissensbisse: „Wenn ich morgens ins Büro komme, ist genügend Platz auf meinem Schreibtisch und die notwendigen Unterlagen liegen fast immer griffbereit.“ Ach ja, und plötzlich kann sich der Unternehmensberater auch wieder an die Farbe seines Schreibtisches erinnern: „Weiß ist er, und das wird auch so bleiben, denn endlich muss die Putzfrau nicht mehr um die Aktenberge drumherum wischen.“

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