Radioreportage SWR 1
Juni 2003
SWR1 Hörer gewann Ordnung mit System
Unordnung auf dem Schreibtisch, unübersichtliche Ablagesysteme und die ständige Sucherei nach verlegten Dokumenten: Diese leidigen Probleme scheinen in vielen Büros auf der Tagesordnung zu stehen. Grund genug für den Radiosender SWR1, dem Thema Büroorganisation eine eigene Reportage zu widmen. Im Mittelpunkt der Sendung: Die Leistungen von Christa Beckers und die Möglichkeiten und Vorteile effizienten Büromanagements.
Ausführlich wurde innerhalb des Beitrags dabei auf die verschiedenen Aufgabengebiete einer Organisationsberaterin eingegangen – vom kurzfristigen Ziel "Ordnung ins Chaos" zu bringen bis hin zur Einführung eines dauerhaften Ablage- und Ordnungssystems. Ein wichtiger Aspekt hierbei: Nicht nur mehr Übersicht schaffen, sondern zusätzlich auch wertvolle Zeit sparen. Denn: Reduziert man die Zeit, die täglich für die Suche nach Unterlagen aufgewendet wird von 2,6 auf 2 Minuten pro Stunde, so gewinnt man im Laufe der Woche eine ganze Stunde für andere wichtige Dinge.
Zu den Kunden von Christa Beckers gehören Unternehmen aus den verschiedensten Branchen und Bereichen. Neben (u. a.) Handelsvertretern, Chefsekretärinnen und Ärzten finden sich aber auch viele Privatleute, die Ordnung in ihre Unterlagen bringen möchten.
Die Vorgehensweise ist dabei – ob Firma oder Privatmann – meist gleich. Zunächst findet eine kostenlose Beratung statt. Hier wird in einem persönlichen Gespräch genauestens analysiert, wie dem Kunden in puncto Ordnung geholfen werden kann. Dazu gehört beispielsweise auch gemeinsam zu überlegen, was wirklich wichtig ist und was nicht. Anschließend geht es für Christa Beckers ans Ordnen und Sortieren. Und nach spätestens 14 Tagen erhält der Kunde ein speziell für ihn entwickeltes Ablagesystem. Damit ist dann auch später stets für beste Ordnung gesorgt. Deshalb fasste Christa Beckers das letztendliche Ziel ihrer Arbeit während des SWR1-Beitrags auch sehr anschaulich zusammen: "Ich rationalisiere mich immer selbst weg".
Grund zur Freude über die neu gewonnene Ordnung hatten aber nicht nur die im Beitrag vorgestellten Unternehmen. Als das "chaotischste Büro aus Rheinland Pfalz" konnten sich auch die SWR1-Hörer für die Leistungen Christa Beckers bewerben. Glücklicher Gewinner der Aktion war Michael Steinhauer aus Reitzenhain. Für den Erfinder von Spielgeräten und Veranstalter von Kindertheatern gab es professionelle Hilfestellung für die Organisation des eigenen Büros.
Direkt vor Ort sorgte Christa Beckers für bessere Übersicht und ein effizienteres Ablagesystem. Dazu gehörte beispielsweise auch die Einführung eines "Farbleitsystems" mit verschiedenfarbigen Punkten für Projekte, Infos und Geschäftliches. Auf diese Weise hat man dort nun alle Unterlagen direkt im Blick und das richtige Dokument ohne langes Suchen sofort zur Hand. Und so konnte Steinhauer durch den Besuch von Christa Beckers eine Menge über sich und das Thema Büroorganisation erfahren. "Ich muss lernen, wegschmeißen zu können ..." gestand er ein, und " ... nicht streng, sondern verständnisvoll ordnen". Dies hat er sich auch für die Zukunft vorgenommen.