MittelstandsMagazin MIT 10/2003 – Die Frau des Chefs managt sein Büro

Gepostet von am 12. Okt 2003 in Presse | Keine Kommentare

MittelstandsMagazin MIT 10/2003 – Die Frau des Chefs managt sein Büro
von kap
Was viele mittelständische Unternehmer ohnehin zu schätzen wissen, wird nun von einer Studie des Rheinisch-Westfälischen Instituts für Wirtschaftsforschung (RWI) bestätigt: In Deutschland arbeiten rund 500.000 Frauen in den Betrieben ihrer Ehemänner. In aller Regel sind es die „typisch weiblichen“ Tätigkeiten, für die sie zuständig sind: Sekretariat, Buchhaltung, Rechnungswesen, Kundenbearbeitung. Mit der Vielfalt dieser Aufgaben wachse der Arbeitsstress, erklärt Christa Beckers, Expertin für Büroorganisation aus Mönchengladbach.„Zwischen Büro, Haushalt und Mutterpflichten dreigeteilt“„Schließlich muss die mithelfende Partnerin oft genug neben den Büroarbeiten auch ihre Aufgabe als Hausfrau und Mutter erledigen. Diese Dreiteilung ist eine besondere Herausforderung.“ Und: „Je besser die Organisation im Betrieb funktioniert, um so erfolgreicher kann das Unternehmen sein.„Wer seine Ehefrau nicht mit der Leitung der Verwaltung betraut, verschenkt wichtiges Potential“

aus einer Studie des RWIDiese Erkenntnis wird von der RWI-Untersuchung gestützt: „Unternehmer, die ihre Ehefrau nicht als verantwortliche Leiterin der Verwaltung einsetzen, sondern nur als kostengünstige Arbeitskraft begreifen, verschenken ein wichtiges Potenzial.“ Beckers hat sogar konkrete Zahlen: „Eine qualifizierte Büroleiterin mit einer effizienten Organisation macht 40 Prozent des Umsatzes aus.“Leistungsfähige Büroprozesse sind deshalb eine zentrale Voraussetzung für den Unternehmenserfolg, denn sie sparen Arbeitszeit. Allein jede unnötige Suchaktion nach einem verloren gegangenen Schriftstück ist mit durchschnittlich drei Minuten anzusetzen. „Pro Jahr kommen so 168 verlorene Arbeitsstunden zusammen“, weiß die Unternehmensberaterin vom Niederrhein. Für ebenso wichtig hält sie die effiziente Gestaltung von betrieblichen Abläufen: „Die mitarbeitende Partnerin kann so die gewonnene Zeit für Aufgaben nutzen, die sich direkt auf Umsatzsteigerungen auswirken. Zum Beispiel neue Kunden akquirieren oder bestehende Beziehungen intensivieren.“ Wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Tätigkeit sind fachliche Kenntnisse. Nicht jede Ehefrau hat Betriebswirtschaft studiert oder eine kaufmännische Lehre absolviert. Handels- und Handwerkskammern, Innungen und Fachverbände bieten jedoch Hilfestellung. „Die Kammern helfen bei der Weiterbildung“
So hat die Handwerkskammer Trier einen Kursus für Meisterfrauen im Programm speziell zur „effizienten Büroorganisation“. In 24 Unterrichtsstunden werden Kenntnisse vermittelt in:
– Schreiborganisation
– Terminüberwachung und Archivierung
– Korrespondenz
– Telefongespräche und Besprechungen.
Weitere Beispiele: Die Industrie- und Handelskammer Aachen bietet Kurse an für den besseren Umgang mit dem Computer. Die Volkshochschule Lingen offeriert speziell für die Partnerin des Chefs einen Lehrgang zum Aufbau eines betriebseigenen Rechnungswesen. Der Hamburger Verein „Frau und Arbeit“ weiht Seminar-Teilnehmerinnen in die Geheimnisse der doppelten Buchführung und des Zeitmanagements ein.
„Die Verwaltung nach den eigenen Vorstellungen auf- oder umbauen“Selbst wenn Ehefrau oder Partnerin schon über Erfahrungen als Büromanagerin verfügt, wird sie nur einen kleinen Teil davon in die betriebliche Praxis umsetzen können. Dazu sind die Voraussetzungen in großen und kleinen Unternehmen zu unterschiedlich, und kein System lässt sich eins zu eins übertragen. Besser: Die Verwaltung von Grund auf nach den eigenen Wünschen neu auf- oder umbauen und die betrieblichen Abläufe exakt auf die Anforderungen der Firma anpassen. Christa Beckers schlägt vor:
– Alle Beteiligten der Firma zusammenführen, denn Ablauforganisationen müssen gemeinsam gestaltet werden, damit es an den Schnittstellen keine Probleme gibt.
– Schwierigkeiten aus der Vergangenheit auflisten.
– Die Ursachen analysieren. Dabei soll weniger danach geforscht werden, welcher Mitarbeiter welchen Fehler gemacht hat, sondern was dazu geführt hat, dass Fehler gemacht wurden.
– Know-how sammeln und in vergleichbaren Unternehmen nachfragen, wie dort ähnliche Probleme gelöst wurden.
– Bei der Neugestaltung der Büro-Organisation möglichst viel automatisieren und prüfen, ob einige Aufgaben nicht günstiger von außenstehenden Dienstleistern zu übernehmen sind. Typisches Beispiel:
„Buchhaltung vom Steuerberater machen lassen“– Die erarbeitete Ablaufplanung dokumentieren und für alle Beteiligten – auch für den Chef – zum verbindlichen Arbeitsinstrument machen.
– In regelmäßigen Abständen überprüfen, wo sich noch im Einzelnen Schwachpunkte zeigen, welche Arbeitsprozesse zu optimieren sind und in wieweit Abläufe weiter zu verbessern sind.
„Pedanten sind ebenso hinderlich wie Chaoten“In der Praxis zeigt sich allerdings häufig, dass der Arbeitsalltag viele gute Vorsätze schnell zunichte macht. Beckers rät, sich von Rückschlägen nicht entmutigen zu lassen. Denn: Selbst wenn ein exakt ausgearbeitetes Schema vorliegt, dauert es in aller Regel etwa vier Wochen, bis alte Gewohnheiten aufgegeben werden. Viel Geduld mit den Mitarbeitern und eine gehörige Portion Humor sind gerade in der Anfangsphase gefragt, um keine Pedanten heranzuziehen und gleichzeitig Chaos im Betrieb zu vermeiden. Beides stört nämlich die Abläufe einer tief greifenden Büro-Organisation ganz erheblich. Dem Pedanten wächst die Arbeit über den Kopf, weil er alles besonders korrekt ausführen möchte, und der Chaot beginnt erst gar nicht damit, seinem Arbeitsumfeld eine Struktur zu geben. Nur wenn die Schwachpunkte immer wieder bewusst gemacht werden, haben Veränderungen eine gute Chance.5 Tipps zur Organisation im Büro
Christa Beckers (Foto), Organisationsberaterin aus Mönchengladbach, hat fünf brauchbare Tipps für kleine Unternehmen zusammengestellt. Ganz ohne Computer:
– Unerledigte Vorgänge: Wenn Ihnen immer wieder Unterlagen in die Hände fallen, die dann wieder auf dem Stapel „noch zu erledigen“ landen, dann markieren Sie das Schriftstück jedes Mal mit einem roten Punkt. Spätestens bei drei roten Punkten ist es höchste Zeit, endlich eine Entscheidung herbeizuführen.
– Abläufe organisieren: Wenn die Arbeitsprozesse nicht reibungslos funktionieren, kostet das Zeit und Nerven. Pannen sind vorprogrammiert, Kundenbeschwerden die Folge. Deshalb: Zur Ablaufgestaltung von betrieblichen Vorgängen Richtlinien erarbeiten, schriftlich fixieren und allen Mitarbeitern zugänglich machen.
– Ablagesystem überprüfen: Jedes Schriftstück muss zum richtigen Zeitpunkt am zugeordneten Platz auffindbar sein, sonst nimmt die Sucherei kein Ende. Die Entscheidung, ob ein Dokument abgelegt oder weggeworfen wird, fällt leichter, wenn Sie sich beispielsweise folgende Fragen selbst beantworten:
Wird das Schriftstück in den nächsten zwölf Monaten gebraucht?
Gibt es im Unternehmen noch eine Kopie?
Können die Informationen auch anderweitig besorgt werden?
Gibt es ein Unglück, wenn ich das Papier wegwerfe?
– Zettelwirtschaft ordnen: Vor allem bei Telefongesprächen sind Notizzettel immer noch die beliebteste Arbeitshilfe, um Inhalte und Informationen festzuhalten. Die Formate reichen vom DIN A4-Bogen über ganz unterschiedliche Zettelblöcke bis zum Bierdeckel. Besser: allen Mitarbeitern einheitliche Haftzettel in der Größe DIN A5 zur Verfügung stellen. Die gibt es auch als durchschreibendes Notizbuch, wo immer eine Kopie im Block verbleibt.
– Betriebsanleitungen aufheben: Selbst aufgefeilte Technik funktioniert gelegentlich nicht. Doch wenn Betriebsanleitungen dringend gebraucht werden, sind sie häufig genug nicht zu finden. Wegen ganz unterschiedlicher Formate und Umfänge sind sie schwer zu archivieren. Deshalb: Alle Unterlagen zu jedem Gerät gehören in eine eigene Klarsichthülle und dann in einen allgemein zugänglichen Stehsammler.

Hinterlasse einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.