Wir arbeitet eine Organisations-Beraterin eigentlich?
Ein Interview mit Cornelia Stemberger
- Büroorganisation, ist das Ihr Beruf oder sogar Ihre Berufung?
Ich sehe es durchaus als Berufung. In meinem sehr abwechslungsreichen Leben, beruflich wie privat, hat sich eines meiner Talente als äußerst hilfreich gezeigt: Strukturen schaffen. Entscheidungen zu treffen ist nur möglich, wenn man den nötigen Freiraum dazu hat. Nur mit einem freien Schreibtisch habe ich auch einen freien Kopf und kann schnell und konkret Entscheidungen treffen.
- Gab es ein Schlüsselerlebnis, dass Sie sich Ihrer Berufung bewusst wurden oder war es nach langjähriger Berufserfahrung die Summe aller Einzelstationen?
Im Nachhinein betrachtet war es kein einzelnes Erlebnis, sondern vielmehr die Summe meiner beruflichen Erfahrungen. Ob es die Hotelrezeption, die Veranstaltungsabteilung eines Hotels, die Unterstützung des Inhabers einer Werbeagentur oder die Organisation einer Unternehmensberatung war. Aber nachdem die Strukturen da waren, die Organisation lief, die Routine überhand nahm, wurde es mir zu langweilig. Ich brauchte neue Herausforderungen.
- Ist es nicht so, dass sich heute jeder 2te als „Organisationstalent“ beschreibt und somit gar kein Bedarf an Ihrer Dienstleistung sieht? Wie schaffen Sie es deren Interesse für Ihre Beratung zu wecken?
Ja, diese Eigenschaft ist heute in jeder Stellenbeschreibung Voraussetzung. Und es gibt wenige wirklich „unorganisierte“ Personen. Meist fehlt die Kenntnis der einzelnen Methoden, wie z.B. Ablage oder Aufgabeneinteilung. Ich sehe meine Aufgabe darin, mit Humor und Erfahrung die effizienten Methoden der Büroorganisation dem Kunden zu vermitteln. Mit entsprechenden Tipps und Tricks aus meiner langjährigen Berufserfahrung schaffen wir die sog. Wanderdünen gemeinsam einfach ab. Sehr befreiend für jeden Schreibtisch!
- Wenn Sie den Kunden nun für Ihre Dienstleistung interessiert haben, wie entlocken Sie Ihm dann seine Schwachstellen? Schließlich gibt ja keiner gerne seine „Fehler“ öffentlich zu.
Meine Kunden kennen ihre Schwachstellen selbst nur zu gut und diese als Fehler zu bezeichnen liegt mir fern. Ich bin ja kein Richter, der festlegt, was Richtig und was Falsch ist. Es geht vielmehr darum, das Verbesserungspotential der einzelnen Mitarbeiter und Arbeitsplätze zu entdecken und dieses dann optimal mit Fachwissen zu unterstützen.
Meine Kunden profitieren von meinem Erfahrungsschatz, meinen speziellen Kenntnissen zu den Themen Arbeitsorganisation, Aufgabenmanagement und Zeitmanagement. Wir finden gemeinsam die Lösungswege und beseitigen Hindernisse, die der Umsetzung im Wege stehen könnten.
Meine Kunden profitieren von meinem Erfahrungsschatz, meinen speziellen Kenntnissen zu den Themen Arbeitsorganisation, Aufgabenmanagement und Zeitmanagement. Wir finden gemeinsam die Lösungswege und beseitigen Hindernisse, die der Umsetzung im Wege stehen könnten.
- Ich verstehe, der Vorteil Ihrer Beratung, ist die gemeinschaftliche Erarbeitung der Lösungswege mit dem Kunden unter Berücksichtigung von Person und Arbeitsplatz. Welchen anderen Vorteil oder Nutzen hat der Kunde noch bei Ihnen?
Der wohl größte Nutzen für meine Kunden ist die Einsparung von Geld.
Natürlich denken Sie nun, wie kann das Unternehmen Geld sparen, wenn die Dienstleistung doch Geld kostet? So gesehen haben Sie Recht, doch diese Investition muss man auf längere Sicht sehen, denn mein Ziel ist Zeit- und damit Geldersparnis für das Unternehmen. Es gibt ein schönes Beispiel: 15 Minuten Suchzeit am Tag pro Mitarbeiter – und wie sie wissen, ist das sehr niedrig angesetzt. kosten 5,2 Stunden im Monat. Das sind im Jahr 62 Stunden. Also wird der Mitarbeiter im Jahr 1 ½ Woche nur fürs Suchen bezahlt.
- Sehr aufschlussreich. Doch das „Suchen“ alleine ist doch sicherlich nicht das einzige Thema bei dem ein Unternehmen Geld verschwendet, oder?
Sicherlich nicht, doch dieses Thema ist sehr wichtig, da es sich wie ein roter Faden durch alle Arbeitsbereiche zieht.
Stellen Sie sich den Idealfall vor: Eine komplette Firma erarbeitet gemeinschaftlich ein Ablagesystem und einzelne Arbeitsabläufe. Sie erreichen damit, dass sich jeder Mitarbeiter gut organisiert hat. Unnötiges Suchen verschwindet und die abgesprochenen Arbeitsabläufe verringern den Arbeitsaufwand. Fazit: Sie gewinnen Arbeitszeit und sparen dadurch Kosten.
Der zweite große Nutzen; in der Firma sind neue Kapazitäten für weitere Projekte frei, die sie mit Ihrem dann aufeinander eingespielten Mitarbeiterteam realisieren können. Und genau das ist mein Ziel: Wenn der Auftrag abgeschlossen ist, hat mein Kunde das Know-how sich selbst und seine Projekte zu organisieren.
- Das hört sich sehr gut an. Doch mit dieser Strategie können Sie diesen Kunden dann für immer aus Ihrer Kundendatei löschen?
Die Hauptarbeit ist damit sicherlich getan. Doch in unserer schnelllebigen Zeit der Weiterentwicklungen sowohl bei der Bürotechnik, als auch beim Anforderungsprofil der Aufgaben ergeben sich immer wieder neue Fragen. Und genau hier stehe ich meinen Kunden natürlich mit weiteren und Tipps und aktuellen Methoden zur Seite. Schließlich lerne auch ich täglich dazu. Nicht nur der Kunde lernt von mir, sondern auch ich lerne von den Fragen der einzelnen Kunden, die ja aus den verschiedensten Branchen zu mir kommen.
- Welche Kunden haben diese Vorteile Ihrer Beratung schon in Anspruch genommen und welche Projekte haben Sie umgesetzt?
Die Palette meiner Kunden ist genauso umfassend wie die Projekte an sich. So habe ich im Gesundheitswesen wie z.B. für die Johanniter e.V. komplette Ablagekonzepte erstellt.
Einzelne Regionalstellen haben darauf aufbauend Seminare und Training on the job bei mir gebucht. Verschiedene Bildungsträger wie z.B. die Fachhochschule Mönchengladbach buchen kontinuierliche Büroorganisationsseminare bei mir und auch Non-Profit Unternehmen, wie Stadtverwaltungen und Fachverbände z.B. Aachen und Herzogenrath gehören zu meinen Seminar-Kunden.
Kleine bis mittelständischen Betriebe nutzen die effektive Einzelberatung für ihre kaufmännische Organisation bei mir.
Und alle Kunden haben eins gemeinsam, sie suchen eine Lösung, mit der sie über einen langen Zeitraum hin zufrieden sind.
Und so stimmt die Zielsetzung von meinen Kunden und meiner eigenen wieder genau überein: Ein zufriedenen Kunde ist ein Kunde, der sich nach meiner Beratung und Dienstleistung selbst organisieren kann.