Hier ein Zettel – da ein Zettel….

Gepostet von am 17. Mrz 2017 in Blog | Keine Kommentare

Hier ein Zettel – da ein Zettel….

Haben Sie einen Notizblock vor sich liegen? Sehr gut, denn Schriftlichkeit ist der wichtigste Weg hin zu einer besseren Organisation. Und dass ich die gelben Zettelchen nicht mag, das versteht sich von selbst.

Ich selbst schreibe bei einem Telefonat alles mit, jedes Stichwort, jede Idee, jeden Gedanken. Wenn es dann Schlag auf Schlag geht, also wenn immer mehr auf mich einströmt, dann behalte ich so den Überblick, denn auf mein Gedächtnis kann ich mich schon lange nicht mehr verlassen…. (Viele Kleinigkeiten, die erst so klar waren, verschwinden im Laufe des Tages aus meinem Gedächtnis, geht es Ihnen auch so?)

Lange Zeit war dann die Frage: na wo steht denn jetzt was auf dem Notizblock? Ich habe viel Zeit damit verbracht, meine To-Do’s und Zeitangaben, bis wann ich was versprochen habe, zu finden, um sie dann in meine Aufgabenliste in Outlook zu übertragen – wenn es nicht sofort erledigt werden konnte.

Dann habe ich ein 3-Spalten-System entdeckt und es für mich auf ein 4-Spalten-System für meine Telefonate erweitert:

1. Spalte – Orientierung     2. Spalte – Inhalte     3. Spalte – To-Do’s    4. Spalte – Bis wann

Orientierung:
Dieser Bereich dient dazu, um zu wissen, um welchen Anrufer handelt es sich, mit welchem Thema, mit welcher Frage…

Inhalt:
Was konkret wurde besprochen, welche Ideen sind dazu entstanden…
(Dieser Bereich kann durchaus umfangreich werden, ich bleibe hier ohne Plan, sondern „kritzle“ oft nur Stichworte oder Ideen, ohne konkret zu sein)

Meine To-Do’s:
Was muss ich konkret tun, was habe ich versprochen, was muss ich für mich vorbereiten….
(hier bin ich klar und konkret, das ist die Zusammenfassung, die ich im Telefonat auch kommuniziere)

Bis wann:
Habe ich einen konkreten Termin? Gibt es ein Zeitfenster?

 

Diese 4-Spalten-Technik können Sie auch nutzen für das Notizenmanagement

– in Besprechungen

– in der Kommunikation mit Ihrer Chefin/Chef

– in der Kommunikation mit Ihrem Team

– für Besucher, die in Ihr Büro kommen und Ihnen Aufgaben übergeben

Einige Beispiele dazu finden Sie hier als PDF-Datei

P.S: Dieses Notizenmanagement ist kein Ersatz für eine To-Do-Liste. Es erleichtert nur den Weg hin zu einer konkreten Aufgabenformulierung und ein verbessertes Zeitmanagement.

 

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