E-Mailflut nach dem Urlaub raubt Ihre Energie?

Gepostet von am 21. Apr 2017 in Blog | Keine Kommentare

E-Mailflut nach dem Urlaub raubt Ihre Energie?

Dann überdenken Sie den Text Ihrer Abwesenheitsmail!

Schauen Sie genau, welche Auswirkungen die gewählte Formulierung hat:

  1. auf den Absender der Mail, der ein Anliegen an Sie hat
  2. auf den Zustand Ihres Postfaches, wenn Sie wieder am Arbeitsplatz sind

Viel Energie und Zeit wird damit verschwendet, nach der Rückkehr aus dem Urlaub die Mails zu sichten, sich bei der Vertretung zu erkundigen, was bereits erledigt wurde, oder es passiert Doppelarbeit. Meine Empfehlung ist, sich vorher klar zu werden, welche Auswirkung welcher Text hervorruft.

Text Abwesenheitsmail:
Ich bin von..  Bis.. nicht erreichbar. (Ich bin ab… wieder im Büro)

Auswirkung auf Sie als Mitarbeiter:
Hat viel zu tun nach Arbeitsbeginn.

Auswirkung auf den Absender der Mail (Kunde etc.):
Muss warten

Oder

Text Abwesenheitsmail:
Ich bin von… bis… nicht erreichbar. Die Mails werden nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an…

Auswirkung auf Sie als Mitarbeiter:
Hat viel zu tun nach Arbeitsbeginn, weiß nicht, welche der Mails sich bereits erledigt hat.
Rücksprache mit Vertreter ist notwendig.

Auswirkung auf den Absender der Mail (Kunde etc.):
Muss sich entscheiden, was „dringend“ bedeutet. Doppelte Arbeit, da er die Mail nochmal schicken muss.

 

Meine Empfehlung:

Klärung mit dem Vertreter, dass Ihr Postfach vollständig überwacht und bearbeitet wird.
Wenn Sie zurück sind, haben Sie schnell den Überblick und können mit Ihrer Arbeit unverzüglich beginnen.

Oder Sie lassen die Mails auf eine Mailadresse umleiten, die von mehreren bearbeitet werden kann, dann verteilt sich die Last der Vertretung (setzt eine gute Organisation im gemeinsamen Postfach voraus).

Die Abwesenheitsmail formulieren Sie entsprechend (Herr/Frau … wird sich um Ihr Anliegen kümmern)

 

Übrigens:
Wenn Sie Inspiration für Formulierungen finden möchten, die ungewöhnlich sind, dann lesen Sie hier –  viel Humor vorausgesetzt: http://www.gruenderszene.de/allgemein/lustige-abwesenheitsnotizen

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